Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец

Как сшить книгу учета трудовых книжек

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.
  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
  • собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

Рассмотрим случай, когда за оформлением дубликата трудовой книжки обращается уволившийся сотрудник. Такое возможно, если расторжение трудовых отношений было признано незаконным в установленном порядке (п. 33 Правил № 225). В этой ситуации кадровик внесет в книгу учета сведения о дубликате трудовой книжки отдельной строкой. При этом графы 7 и 8 останутся пустыми (при условии, что уволившийся сотрудник не восстанавливается на работе), а в графе 9 будут указаны реквизиты приказа, на основании которого оформлен дубликат. После того как дубликат будет выдан сотруднику, тот поставит дату и роспись в графах 12 и 13.

Сотрудник перешел на другую должность или в иной отдел. Не требуется отражать эти факты в книге учета. Согласно форме, установленной Приложением № 3, информацию о должности и месте работы сотрудника указывают в графах 7 и 8 книги учета на момент приема и в дальнейшем изменения туда не вносят.

Как правильно прошить и заполнить книгу учета трудовых книжек

  1. Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом.

    Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц).

    Расстояния между отверстиями для прошивки книги не должны быть больше трех сантиметров, а располагаются они по строгой вертикали.

  2. После того, как дырки были сделаны, необходимо приступить к самой прошивке.

    Для этого берется капроновая или же обычная, сложенная в несколько раз, нитка и продевается сквозь отверстия. Для того, чтобы прошивка была надежная, прошить книгу ниткой желательно несколько раз.

  3. По завершении прошивки концы нитки выпускаются из центрального отверстия на задней стороне книги учета и завязываются в узел. В итоге на обороте книги должно остаться приблизительно 6-7 см нитки.
  4. Концы нитки приклеиваются с внутренней стороны обложки книги учета листом бумаги с последующим нанесением на него заверительной надписи.

Рекомендуем прочесть:  Какая помощь молодой семье

Трудовое законодательство обязывает каждого работодателя своевременно выдавать своим подчиненным трудовые книжки. В соответствии с приказом Министерства финансов, весь оборот трудовых книжек на предприятии обязан фиксироваться в специальной книге, которая называется «Книга учета трудовых книжек и вкладышей».

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек

1. Записи в книге учета движения трудовых книжек делают при приеме сотрудника на работу, а также при оформлении новой трудовой книжки или вкладыша в нее.
2. Изменения в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вносят при смене фамилии, имени или отчества сотрудника.

Если меняется специальность, должность или структурное подразделение, это не нужно отражать в книге учета.
3. Ошибки в книге учета движения трудовых книжек устраняют по правилам внесения исправлений в первичные учетные документы.

Ответственный работник зачеркивает неверную информацию одной тонкой чертой, а сверху пишет правильный текст, ставит отметку «Исправленному верить», дату и подпись.

мне говорили юристы, которые проходили проверку ГИТ, что книга должна быть опломбирована или сургучная печать на сшивке. И я так подумала, что с сургучом мороки много и поэтому в комусе заказала ручной пломбиратор и пломбы А пломбу вы где ставили: на узелке, или сначала на узелок клеили наклейку с количеством страниц и подписью, а ниже пломбу ставили?

Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек

К ним относится соответствующее его оформление, которое не допускает постороннего вторжения в его данные со стороны третьих лиц, а также противодействует противоправным действиям со стороны недобросовестных сотрудников или лиц, которые имеют доступ к документам учёта.

  1. Дыроколом (шилом) проделываются три отверстия.
  2. Отверстия должны быть расположены слева, на полях журнала, приблизительно посередине.
  3. Нить (шнур) вводится в крайние отверстия со стороны задней обложки журнала и продевается вперёд, на его лицевую сторону.
  4. Спереди края нити вытягиваются до предела и выравниваются.
  5. Оба края одновременно вводятся в отверстие посередине и вытягиваются назад. Если нить недостаточно прочная – процедура повторяется несколько раз.
  6. Края нити завязываются в узел по задней стенке журнала, захватывая центральную нить, проходящую между крайними отверстиями.

Как прошить книгу учета трудовых книжек: правила и нюансы

В нашей статье мы подробно рассмотрим актуальные и интересующие наших читателей вопросы, которые связанны с этой темой: какими нормативно-правовыми актами регламентируется ведения учета трудовых книжек, как происходит прошивка такого типа трудовых документов, а также рассмотрим подробную инструкцию по прошивке и опломбированию документации.

Основной причиной для прошивки является защита документации от возможного изъятия или замены определенных листов. Именно благодаря прошивке и опломбированию, о котором мы расскажем в дальнейшем, документацию защищают от произвольного вмешательства других людей.

Как правильно нужно запломбировать книгу учета движения трудовых книжек

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец

Трудовое правоКак правильно нужно запломбировать книгу учета движения трудовых книжек

В последнее время наиболее актуальна опломбировка, так как сургучные печати недостаточно прочные и материал для них сургуч утратил свою популярность. Пломба может иметь различные разновидности, которые могут быть продиктованы перечнем, утверждённым для типов пломбировочных устройств.

К ним относятся средства возможной идентификации одноразового использования, которые способны осуществить защиту от несанкционированного вскрытия объекта защиты.

Скачать Правила опломбирования ГОСТ Наиболее актуальны плёночные пломбы, которые могут использоваться только в делопроизводстве, так как они не обладают силой сдерживания, а лишь идентифицируют отсутствие наличие вторжения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Как правильно прошить и опломбировать журнал учёта движения трудовых книжек
  • Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец
  • Пломбировка книги учета трудовых книжек
  • Книга учета движения трудовых книжек
  • Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек?
  • Голосование:
  • Журнал учета трудовых книжек — правила сшивания 2017-2018

материал о заверении книги Для чего нужен этот документ Обязанность ведения такого журнала для работодателей закреплена законодательно.

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

Цитата Kristina Можно и степлером, некоторые так и делают. И еще можно прошить в буквальном смысле ниткой, концы связать узлом , а затем на концы нити наклеить кусочек бумаги с прошнуровано, Самара баллов Добавить баллы Добавить баллы Цитата Kristina Добрый день, согласно Постановления от

Пломбировка книги учета трудовых книжек

В месте с обложкой! Сколько проколов сделать? Как прикрепить пломбу-наклейку? В каком именно месте?

Как опломбировать книгу учета движения трудовых книжек? А вот вести ее обязана бухгалтерия, а не кадры! И все равно Да, вынуждены признать: Дело сделано: Что делать, спросите вы, чтобы замечаний и штрафа избежать? Конечно же, выполнять все требования закона

А ведь невыполнение даже одного из перечисленных требований приводит к нарушению трудового законодательства и к привлечению работодателя и руководителя к административной ответственности, что подтверждает судебная практика.

На каждом предприятии новые работники оформляют трудовые книжки, в которые заносится трудовой стаж. Все данные об этих документах заносятся в особый журнал — книгу учета движения трудовых книжек. У многих делопроизводителей и кадровиков возникают вопросы по ведению этого журнала. Как делаются записи?

Книга учета движения трудовых книжек

Коммерческое право Документация Журналы Журнал книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей Журнал книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей Процесс трудоустройства в любое учреждение сопровождается передачей работодателю трудовой книжки нового сотрудника, который после ее заполнения обязан внести данные в журнал учета трудовых книжек в соответствии с законодательством. Так как ведение данного документа прописано в официальном Постановлении Правительства, то его отсутствие является нарушением российского трудового законодательства. Руководитель должен приказом назначить в своей организации лицо, уполномоченное вести выше обозначенный документ и несущее за него ответственность.

Помимо хранения, требуется вести учет этих документов, для чего предназначен специальный журнал, или книга учета. Необходимо ведение журнала учета трудовых книжек, как работодателями — организациями, так и работодателями — индивидуальными предпринимателями.

В подчинении было четверо бухгалтеров, на протяжении года дважды полностью менялся штат бухгалтеров — учредителей 5. Обвинил бухгалтера в обналичивании денежных средств. На самом деле этого просто не было.

Предъявленная сумма т. ИП видимо его знакомый так как дает показания так как надо директору. Бухгалтерская экспертиза подтвердила факт отражения всех операций в книге доходов и расходов.

Как защититься? Должны должны доказать вину ст.

Голосование:

Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей Декабрь 19th, dima Некрасова Наталья Каждая организация, бюджетная или коммерческая, контролирует и учитывает входящую и исходящую документацию. Предприниматели тоже не освобождены от этой обязанности. Учёт документов, касающихся приёма и увольнения сотрудников, ведёт кадровая служба.

Как правильно вести «ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ТРУДОВЫХ Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – один Соответствующие задачи специально уполномоченного лица нужно прописать в.

Как прошить и опломбировать книгу учета движения трудовых книжек 0 Любые документы требуют порядка в оформлении и хранении. Особые требования предъявляются к бланкам отчетности, книгам, ведущим учет движения той или иной документации хозяйственной деятельности. Сегодня обратим внимание на кадровую службу и дадим рекомендации, как прошить книгу учета движения трудовых книжек.

Кадровый документооборот Перед тем как вносить записи, книгу учета движения трудовых книжек следует пронумеровать, прошнуровать все листы; заверить их количество подписью руководителя организации; скрепить книгу сургучной печатью или опломбировать абз. При проверке инспектор труда непременно запросит книгу учета. Если она отсутствует или оформлена неверно, возможен штраф ч. Рассмотрим, как правильно вести книгу учета движения трудовых книжек.

Общие правила оформления книги учета движения трудовых книжек Оформляет книгу учета трудовых книжек обычно сотрудник, который отвечает за сами трудовые.

В зависимости от размеров компании и особенностей ее работы это поручается кадровой службе, бухгалтерии или секретарю. Ответственного сотрудника назначает руководитель приказом.

Чаще всего книгу учета трудовых книжек ведут отдел кадров или бухгалтерия.

Как оформить опломбирование. Образец опломбировки Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица.

Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним. Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от Кто заполняет Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Заполнение журнала регистрации инструктажа на рабочем месте

Источник: https://lr-center.com/trudovoe-pravo/kak-pravilno-nuzhno-zaplombirovat-knigu-ucheta-dvizheniya-trudovih-knizhek.php

Как правильно оформить и вести книгу учета движения трудовых книжек?

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец
На каждом предприятии новые работники оформляют трудовые книжки, в которые заносится трудовой стаж. Все данные об этих документах заносятся в особый журнал – книгу учета движения трудовых книжек. У многих делопроизводителей и кадровиков возникают вопросы по ведению этого журнала.

Все материалы в журнал учёта вносятся в строго определенном порядке, согласно постановлениям трудового кодекса. В него вписываются данные об устройстве на работу и увольнении сотрудников, а также информация о выдаче трудовой книжки при первом оформлении.

Ответственное лицо за книгу учета книжек – директор компании.

Если данного журнала нет или он ведется неправильно, проверяющий вправе оштрафовать компанию или директора. Размер штрафа на должностное лицо составляет до 5 000 рублей, на предприятие – до 50 000.

В книге обязательно наличие 13-ти колонок:

  • Номер записи.
  • Даты вступления в новую должность и оформления книжки, прописывается цифрами (3 колонки).
  • Фамилия, имя, отчество сотрудника, без сокращений.
  • Данные трудовой книжки.
  • Должность нового работника – так же, как в остальных документах.
  • Наименование отдела, в котором будет работать принятый человек.
  • Номер приказа о приеме на работу или номер иного документа, в соответствии с которым соискатель устраивается на новую должность.
  • Подпись делопроизводителя, оформившего все записи.
  • Сумма, заплаченная новым служащим за трудовую. Если она выдавалась бесплатно или у соискателя была своя, здесь следует просто поставить прочерк.
  • Дата увольнения.
  • Подпись сотрудника, которая подтверждает выдачу книжки на руки при увольнении.

Если человек не пришел сам за трудовой, она может быть передана тому, на кого оформлена доверенность на получение, при этом ксерокопию доверенности обязательно нужно приложить.Второй вариант – книжка может быть выслана почтой, тогда вписывается номер почтовой квитанции, оригинал ее подшивается к материалам, а в графе «Подпись» кадровик расписывается в таком случае сам.

Скачать бланк книги учета движения трудовых книжек в формате .doc (Word)

Ознакомиться с подробностями правил оформления и ведения записей можно в данном коротком видео:
В следующей статье расскажем правила выдачи трудовой книжки при увольнении.
Перед тем как внести первые записи, книгу надо пронумеровать и опломбировать.

Первый лист должен быть твердым, название предприятия вписывается строго как в нормативных документах. На последнем листе прописывается название данной организации, количество страниц, дата начала заполнения, ФИО и должность ответственного за данную книгу лица.

К книге учета книжек предъявляются определенные нормы ведения:

  • Обязателен грубый переплет и прошитые страницы. Это связано с тем, что обычно книга заполняется не один год, а после окончания хранится в архиве еще 75 лет.
  • Обязательна нумерация журнала, при этом можно как обозначать страницы, так и нумеровать листы.
  • Книга должна быть скреплена шнурком или суровой нитью, края шнурка приклеены.
  • Ставится пломба или специальная печать.
  • В журнале прописывается цифрой и прописью число имеющихся в ней листов.
  • Заверяется исключительно работодателем, несмотря на то, что записи будет заносить делопроизводитель или специалист по кадрам.

Скачать образец заполнения книги учета движения трудовых книжек в формате .doc (Word)

Книга учета трудовых книжек – документ строжайшей отчетности, поэтому недопустимы исправления букв, обведение их несколько раз, зачеркивание, замазывание корректором или стирание ластиком.

Вырывать листы из журнала учёта строго запрещено.

В том случае, если сделана неверная запись и необходимо внести исправление, можно воспользоваться одним из данных способов:

  • Одной линией полностью зачеркнуть запись, рядом или ниже написать правильно, указать: «Исправленному верить», поставить подпись и ФИО того, кто внес изменения.
  • После неправильной записи сделать приписку: «Запись за номером таким-то считать недействительной», после чего вносится верная запись.

Никакие другие способы исправления не являются законными.Новую книгу следует прошить надлежащим образом:

  • Сделать 3 отверстия по центру полей книги шилом или дыроколом. При этом важно не попасть на слова, чтобы надписи можно было прочитать.
  • Прошивать следует шнурком, суровой нитью или обычными нитками за No10, сложенными в несколько раз. Сначала нитки продеваются в крайние два отверстия с задней стороны на титульный лист, затем оба конца продевают обратно к задней стороне через центральное отверстие. Завязывается прочный узел на обратной стороне книги, концы нужно ровно обрезать, оставив 5-7 см.
  • Концы приклеить к книге, сверху на них накладывается квадрат бумаги, на котором ставится печать и подпись ответственного сотрудника. Листок наклеивается на концы и на узел. Край печати должен захватить саму книгу.

Все эти меры помогут избежать нежелательного вмешательства в прошивку книги.Раньше такие журналы учета опломбировывали с помощью сургучной печати, но, как показала практика, она не всегда бывает надежна.

Наиболее надежны и удобны в применении пленочные пломбы. Они представляют собой пленку, которая наносится с обратной стороны на листок, приклеенный на шнурок.

Пломба должна захватить и листок, и концы шнурка, и часть обложки.

Только после того как книга прошита и опломбирована, она готова к внесению в нее записей.За опломбирование и прошивку ответственность несет специалист по кадрам или делопроизводитель. В небольших организациях этим может заниматься бухгалтер или сам директор.В случае отсутствия пломбы на книге учета проверяющий сотрудник вправе выписать штраф руководителю предприятия.При окончании книги обязательно указывается дата закрытия. Неверно также заводить второй журнал книгу учета, если еще не закончился предыдущий.Как правильно пронумеровать, прошить, опломбировать книгу учета движения трудовых книжек, можно посмотреть в данном видео:
Книга учета движения трудовых книжек – документ строгой отчетности, поэтому обязательно выполнение всех требований по заполнению, прошиванию и опломбированию. В случае отсутствия данного журнала или неправильного ведения руководитель обязан будет уплатить штраф при проведении проверки компетентными органами.

Источник: https://sovetadvokatov.ru/285-kniga-ucheta-dvizhenija-trudovyh-knizhek.html

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, Вы узнаете из нашего видеоролика.

Здравствуйте, меня зовут Мартынова Мария, я директор компании «Кадры в порядке». Сегодня я расскажу Вам о наших журналах учета.

На сегодняшний день в нашем ассортименте 54 вида журналов  регистрации.

В основном это журналы для кадрового и общего делопроизводства и журналы по охране труда.

Все журналы имеют золотистую обложку из плотного картона, а также съемную обложку из ПВХ, которая защищает журнал в ходе работы с ним и легко снимается при передаче журнала на архивное хранение.

Во всех журналах имеются отверстия стандартного размера, которые используются для прошивания журнала, а также позволяют легко архивировать заполненные журналы.

Титульный лист журнала содержит:

  • поля для заполнения названия организации,
  • а также блок информации о дате начала и окончания ведения журнала,
  • номере тома, если этот журнал продолжает аналогичные предыдущие.

Есть поле для внесения срока хранения.

Мы оставили это поле пустым, потому что требования к срокам хранения меняются, и ориентироваться стоит на сроки, действующие на дату окончания журнала, то есть дату внесения последней записи.

Для удобства, помимо срока хранения можно указать дату «хранить до…», которая также исчисляется от даты последней записи.

Для журналов, форма которых утверждена законодательно, на титульном листе приведена ссылка на документ, в соотвтствии с которым оформлен данный журнал.

Теперь посмотрим обратную сторону.

Она содержит надпись-заверитель, позволяющую быстро опечатать и заверить журнал.

При опечатывании обратите внимание, чтобы оттиск печати располагался в указанном месте и захватывал ленту и Вашу наклейку.

Не все журналы требуют опечатывания. Для некоторых журналов это норма может быть установлена только внутренними стандартами делопроизводства, тем не менее мы предусмотрели эту возможность во всех журналах.

Но есть журналы, которые согласно законодательству должны быть не просто опечатаны, а «скреплены сургучной печатью или опломбированы».

Такие требования содержатся в Постановлении Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года. Эти требования относятся к журналам по учету бланков строгой отчетности.

Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них и Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее.

Согласно ГОСТ 31282-2004 Контрольная пломба – это уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Для опломбирования журналов мы используем паттерн-разрушаемые голографические пломбы с 3-мя степенями защиты.

Каждая пломба имеет уникальный восьмизначный номер, нанесенный лазером. Этот номер необходимо вписать в специальную строку в журнале. Соответствие номера пломбы и вписанного номера подтверждает отсутствие факта несанкционированного доступа. Паттерн-разрушаемую пломбу невозможно незаметно отклеить. При попытке вскрытия она разрушается паттерном «ВСКРЫТО».

Теперь посмотрим на внутренний блок журнала. Помимо основной таблицы, которая для каждого журнала разрабатывается индивидуально, большинство журналов содержат сведения об ответственных за их заполнение.

С указанием ФИО и должности ответственного лица, период, за который действует ответственность, документ, согласно которому назначен ответственный – приказ или распоряжение, и подпись самого ответственного лица.

Особенно важно четкое определение ответственности при ведении журналов по работе с бланками строгой отчетности и по охране труда, где цена ошибки особенно высока. Рекомендуем проверить, что обязанность по ведению журналов закреплена в должностной инструкции ответственных сотрудников.

В конце многих журналов размещена дополнительная справочная информация по тематике журнала.

Например, Книга учета движения трудовых книжек содержит Правила ведения и хранения трудовых книжек, Инструкцию по заполнению трудовых книжек, Пример приказа о назначении ответственного и Акта на списание испорченных бланков. Это очень удобно, потому что вся необходимая информация всегда под рукой.

На обратной стороне обложки Вы можете ознакомиться со всем ассортиментом интернет-магазина «Кадры в порядке».

На сайте магазина по адресу www.hr-ok.ru вы можете подробнее узнать о каждом журнале, распечатать образец основного раздела журнала, посмотреть список дополнительных материалов, входящих в какждый журнал.

Заказывайте журналы «Кадры в порядке» в интернет-магазине «Кадры в порядке»!

Источник: http://www.hr-ok.ru/content/video/video6160/

Книга учета движения трудовых книжек

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец

  1. Для порядка в работе с трудовыми книжками.
  2. Для определения ответственности при утрате трудовых книжек и вкладышей к ним.

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ (Раздел VI Правил, утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Кто заполняет

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников.

Чаще всего в организации это:

  • кадровик
  • бухгалтер
  • hr-менеджер

Любой другой сотрудник может назначаться приказом работодателя как лицо, ответственное за ведение, заполнение и хранение этого документа.

Пример заполнения книги учета трудовых книжек

На обложке:

  • полное наименование организации;
  • дата начала и окончания ведения.

Этих сведений достаточно.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников.

Заполняем при приеме на работу

Пошаговый образец заполнения книги учета трудовых книжек:

Шаг 1. В первый столбец вносим порядковый номер.

Шаг 2. Во второй, третий и четвертый столбцы записываем число, месяц и год внесения записи

Шаг 3. В пятый записываем фамилию, имя и отчество владельца трудовой книжки.

При этом не надо ничего сокращать и заниматься творчеством, если бы разработчик формы журнала имел в виду фамилию и инициалы, так бы и было записано. В противном случае есть риск получить замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

Шаг 4. В шестой вносим сведения о серии, номере трудовой и вкладыше в нее (при наличии).

Шаг 5. В седьмой пишем должность, профессию или специальность работника в формулировках, взятых из приказа о приеме. Даже если работник будет перемещаться по служебной лестнице, в дальнейшем никакие изменения в книгу учета вносить не требуется.

Шаг 6. В восьмой вписываем наименование структурного подразделения (опять так же, как в приказе о приеме на работу).

Шаг 7. В девятый пишем реквизиты приказа о приеме на работу.

Шаг 8. В десятом расписывается ответственное лицо.

Одиннадцатый столбец пропускаем, потому что сейчас уже никто не получает наличные деньги на приобретение бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

Заполняем при увольнении

Шаг 1. В двенадцатый столбец вписываем дату последнего рабочего дня работника. Если работник в этот день отсутствует, пишем ему уведомление с просьбой явиться либо дать свое согласие на пересылку трудовой книжки почтой.

В случае почтового отправления копию письма с копией платежного поручения подкладываем в журнал.

Записываем реквизиты уведомления карандашом (если явится сам, заносим фактическую дату ручкой; если пришлет письмо со своим согласием на пересылку, опять же, внесем реквизиты сопроводительного письма; если от работника ни ответа ни привета, оставляем сделанную карандашом запись и храним его трудовую книжку в сейфе 75 лет, в соответствии с пунктом 43 Правил, утвержденных Постановлением правительства от 16.04.2003 № 225, и пункта 664 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Шаг 2. В тринадцатом столбце сотрудник должен расписаться за получение своей трудовой книжки.

Если отказывается, составляем акт, прикладываем его к журналу и храним как зеницу ока ровно столько, сколько хранится сам журнал, то есть те же 75 лет.

Как прошить книгу учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек сначала прошивается, а затем пломбируется перед ее заполнением ответственным сотрудником. Для этого надо:

  1. Пронумеровать все страницы от первого листа до последнего.
  2. Сделать два отверстия рядом с линией изгиба страниц (от первой страницы до задней обложки включительно).
  3. В отверстия вставить нитку (лучше шелковую в диаметре приблизительно миллиметр, чтобы не порвалась), концы нитки вывести сзади обложки.
  4. Концы нитки необходимо завязать и закрепить на обложке таким образом, чтобы их нельзя было извлечь, этот процесс называется опломбированием.

Как опломбировать книгу учета трудовых книжек

Опломбировать можно несколькими способами, например, использовав специальную пломбу-наклейку, которую можно заказать в любом интернет-магазине по цене от 2 рублей за штуку, или изготовить ее самостоятельно из бумаги: достаточно вырезать прямоугольник размером 3 на 7 сантиметров и заклеить им концы нитки. Основное требование, чтобы нить была зафиксирована “намертво”, и вытащить ее без разрыва пломбы было невозможно.

  1. На месте крепления концов нитей, непосредственно на пломбе-наклейке, необходимо сделать запись о количестве листов в книге, ФИО ответственного лица и подпись.
  2. Заверяем пломбу оттиском печати организации.

Порядок внесения исправлений в книгу учета трудовых

Книга учета заполняется вручную, естественно, что при этом иногда допускаются ошибки. Соблюдайте основные принципы:

  1. Все записи должны вноситься аккуратно и разборчиво.
  2. Некорректные сведения следует зачеркнуть (по линейке), ниже ввести корректные.
  3. Далее, на оборотной стороне первого листа обложки вносятся сведения о том, что запись за таким-то номером исправлена, ставится дата, подпись и расшифровка.

Срок хранения и уничтожение

Книга учета должна храниться 75 лет с даты завершения ее ведения, после чего может быть уничтожена (смотри пункт 695 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Где можно купить

Купить данный документ можно в любом канцелярском магазине за наличные деньги, его стоимость – несколько десятков рублей. Можно заказать через офис-менеджера по безналичному расчету или по договору в интернет-магазине.

Штрафы за отсутствие или нарушения учета

В случае отсутствия Книги учета трудовых книжек работодателю грозит штраф в размере до 70 000 рублей в соответствии со статьей 5.27 КоАП РФ.

Заполненный образец Книги учета движения трудовых книжек

Источник: https://clubtk.ru/forms/trudovyye-knizhki/kniga-ucheta

Журнал учета трудовых книжек: образец 2019 | как оформить, книга учета движения трудовых книжек

Как правильно опломбировать журнал учета трудовых книжек образец

Как заполнить журнал учета трудовых книжек и как его вести? Читайте в нашей стате, скачайте готовый образец документа.

Требования к учету трудовых книжек

Трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности. Все книжки действующего основного персонала хранятся у нанимателя, и он полностью ответственен за них.

Для четкого отслеживания движения документов закон обязывает предприятия вести «Журнал учета трудовых книжек и вкладышей в них» (пост. Правительства №225 от 16.04.2003). В нем делаются отметки о создании новой книжки или вкладыша, принятии на сохранение документа от нового служащего, окончательной выдаче при расчете.

Учёт кадровой документации обязателен для всех без исключения работодателей.

Порядок заполнения журнала учета трудовых книжек

Лучше всего приобрести готовый журнал унифицированного образца, с ним будет удобно работать, он долговечен и практичен. Все реже возникает вопрос о форме книги, но, тем не менее, кое-где он встречается и нужно его прояснить. В настоящее время действительна форма Минтруда от 10.10.2003, содержащая 13 граф.

Однако, в некоторых компаниях продолжают действовать реестры от 1974 г с 14-ю графами, и они имеют право на существование до тех пор, пока страницы в них не закончатся. После этого нужно будет перейти на формуляр нового образца.

За ведение журнала старого образца грозит штраф. Его нужно закрыть, письменно пояснив причину закрытия, и завести новый. При этом старый документ недопустимо уничтожать, ведь он содержит важные сведения. Следует также учесть, что преждевременная утилизация ведомости будет большей ошибкой, нежели ведение ее не по форме.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2019 году не представляет особой сложности, поскольку структура ее довольно проста и понятна. Достаточно лишь придерживаться общих правил.

Графа 1. Нумерация событий сквозная, в хронологическом порядке и не обновляется по окончании календарного года.

Графы 2, 3, 4. Дата (день-месяц-год, только цифрами). Во избежание недоразумений при проверке, здесь правильнее вписывать дату по приказу.

► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

Графа 5. ФИО сотрудника – полностью, разборчиво

Графа 6. Реквизиты документа, в отношении которого произошло событие. Если происходит выдача нового документа, предварительно нужно проверить, зафиксирован ли он в приходно-расходной книге.

При приеме от сотрудника уже заполненного на другом месте трудоустройства бланка с вкладышем, регистрируется только трудовая книжка.

Графа 7. Вакансия сотрудника по штатному расписанию.

Графа 8. Наименование подразделения, куда зачисляется владелец книжки. Нет подразделения – ставим прочерк, не оставляем ячейку пустой.

Графа 9. Реквизиты распоряжения, являющегося основанием события.

Графа 10. Подпись лица, осуществившего прием/выдачу и внесшего в ведомость запись.

Графа 11. Взнос, уплаченный служащим за бланк документа. Если оплата имела место, ее размер прописан в документе-основании. При бесплатном предоставлении — прочерк.

Графа 12. Дата выдачи на руки — совпадает с датой увольнения. Если выдача лично в руки невозможна, документ отправляется почтой с отметкой о реквизитах уведомления.

Графа 13. Роспись служащего в получении.

Книга ведется до полного окончания места для записей.

Скачать бланк >>>

Кто должен вести и заполнять

Согласно закону, ведет и заполняет книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них в 2019 году назначенный служащий кадрового отдела. Если такового не имеется, обычно эта функция передается другой службе, чаще всего, бухгалтерии. В небольших фирмах ведением занимается лично директор.

► Как внести в книгу учета запись о вкладыше в трудовую книжку

Как правильно оформить

Два главных правила оформления журнала регистрации трудовых книжек:

  • нумерация страниц;
  • прошивка.

Оба действия выполняются до начала заполнения книги. Начать стоит с оформления титульного листа, но здесь все предельно просто – вписывается номер тома и дата начала. Остальные данные вносятся тогда, когда журнал будет окончен.

В готовом журнале странички уже пронумерованы, если же используется самодельный (соблюдающий установленную форму), то нумеруется каждая страница. В следующем томе будет продолжаться нумерация из предыдущего.

► Как скорректировать обложку книги учета трудовых книжек, если компания изменила организационно-правовую форму

По окончании книги она продолжает храниться у кадровика, поскольку многие сведения должны быть под рукой. За ненадобностью передается в архив, где хранится 75 лет (согласно п. 695 Перечня, утверждённого Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Как прошить и опломбировать

Прошивается журнал при помощи полиамидной нити, банковского шпагата через предварительно сделанные отверстия. Концы выводятся на обороте обложки и заклеиваются контрольным листком с указанием количества листов и визой руководителя. Подробнее о прошивке читайте здесь.

Опломбировать контрольный листок надо сургучной печатью, голограммой или пломбой.

Как исправить ошибки

Ошибки в журнале учета движения трудовых книжек и вкладышей в них крайне нежелательны, тем более, что в законодательных актах нет пояснений по их исправлению. Основываясь на практике кадровиков, можно сказать, что оптимальным способом будет внесение ниже ошибочной записи в этой же графе отметки о том, что запись недействительна и текста правильной записи.

Никаких зачеркиваний делать не нужно. Каждое исправление заверяется автографом сотрудника, который его сделал, проставляется дата.

► Семь грубых ошибок в работе с трудовыми книжками, которые не пропустит инспектор

Ответственность за отсутствие

Ответственность за неведение книги учета трудовых книжек предусматривается ст.5.27 КоАП. Штрафы могут быть весьма существенными:

Первичное нарушение, руб

Повторное нарушение, руб

ИП и должностные лица

1000-5000

10000-20000

Организации

30000-50000

50000-70000

Источник: https://www.pro-personal.ru/article/6762-kniga-ucheta-dvijeniya-trudovyh-knijek-i-vkladyshey-v-nih-rekomendatsii-po-vedeniyu

НарушениямБой
Добавить комментарий