Номенклатура дел организации 2018 образец

Номенклатура дел организации образец составления

Номенклатура дел организации 2018 образец

Благодаря корректному оформлению номенклатуры дел организации, а также ответственному хранению можно достаточно быстро найти любой документ, актуальный на 2019 год образец документа, приведен в статье.

Скачать образец номенклатуры дел организации (word)

Скачать пустой бланк номенклатуры дел организации (word)

Пример составления и образец номенклатуры дел 2019

Как уже говорилось выше с 2019 года можно пользоваться собственной формой. Как правило, перечень представляют в табличном виде с пятью графами.

графасодержание
1индексы, обозначающие каждое дело – индекс должен отражать обозначение филиала и конкретного отдела предприятия; каждый индекс является уникальным
2заголовки группируются в зависимости от их важности, а также на основе внутренних взаимосвязей между разными бумагами; при этом все названия должны быть конкретными ( название вида «разные документы» – недопустимо)
3количество томов с делами фиксируется по факту в конце каждого календарного года
4срок хранения дел – до 10 лет, более 10 лет, постоянно
5в примечаниях фиксируют решения о передаче документов, их уничтожении и прочих изменениях с указанием даты

Назначение и виды

Само по себе понятие номенклатура означает некий перечень однородной информации (названий, кодов, шифров и т.п.), сгруппированной по определенным признакам. Каждая единица информации (элемент) подобен другим по некоторым формальным признакам (например, по названию). В случае с документооборотом элементом номенклатуры является отдельное дело.

Дело чаше всего является отдельным документом, имеющим собственное название, номер и дату создания (подписи). Нередко под одним делом имеется в виду сразу несколько документов, сгруппированных по единому признаку – например, в личном деле сотрудника можно найти сразу несколько бумаг, имеющих к нему прямое отношение.

Таким образом, номенклатура дел организации – это перечень дел, т.е. их названий, расположенных в определенном порядке. В 2019 можно использовать любой образец, который будет наиболее удобен для поиска необходимой информации.

Основное назначение

Основное назначение номенклатуры дел – в систематизированном учете информации. Благодаря упорядоченному расположению разнородной документации сотрудники получают несколько удобных возможностей:

  1. Именно благодаря ей можно обоснованно распределить все бумаги по папкам с указанием соответствующего признака группирования (по алфавиту, по датам, по сферам применения).
  2. Перечень всегда составляется по определенным правилам – поэтому каждое дело имеет единообразную маркировку, благодаря которой уже по названию документа можно понять его назначение.
  3. По маркировке можно и быстро обнаружить необходимые документы, не тратя лишнее время.
  4. В соответствии с маркировкой также присваивают номера/названия вновь создаваемым документам.
  5. Номенклатура представляет собой учетный документ, в котором приводятся названия дел временного хранения – не более 10 лет.
  6. Её используют для проведения описей дел. В результате можно легко определить, какие бумаги уже утратили силу в связи с истечением времени хранения. Благодаря этому экономится место на складе.
  7. Наконец, благодаря ней можно исключить риск потери каких-либо бумаг, что особенно актуально в случае проведения проверки

Разновидности

В зависимости от степени воздействия документа выделяют несколько его типов:

  1. Типовая – это внутренний нормативный документ, который строго предписывает правила оформления, учета и хранения всех бумаг в данной компании, филиале или отделе. Как правило, составляется единая номенклатура дел на всю организацию (по образцу 2019 или иным образцам).
  2. Примерная служит только условным образцом, т.е. ее правила не имеют строго характера – их можно рассматривать как рекомендации к оформлению.
  3. Индивидуальная составляется по тому или иному отделу, структурному подразделению компании. Она позволяет учесть индивидуальные особенности документов конкретной сферы назначения (личные дела сотрудников, карточки учета материалов и т.п.).

Порядок составления

Есть два варианта разработки:

  1. Можно обратиться в специальную компанию, которая с учетом пожеланий фирмы разработает наиболее подходящий перечень. Благодаря такой услуге можно сэкономить много времени и получить достаточно удобную систему.
  2. Можно составить ее самостоятельно, и этот вариант более трудоемкий, но он предпочтительнее первого. Причина в том, что именно внутри организации сотрудники могут разработать перечень названий бумаг наиболее правильно, с учетом конкретных особенностей документооборота в организации, сложившихся на практике.

При разработки собственного образца номенклатуры дел, следует придерживаться следующего порядка:

  1. Ответственность за составление возлагается на уполномоченных сотрудников. На крупных предприятиях подобными вопросами занимается специальный отдел (канцелярия, секретариат, методический отдел и др.).
  2. Намечают общие категории документов, которые ежегодно издаются в компании в достаточно большом количестве (т.е. не штучно, а потоком): общие, кадровые, бухгалтерские, отчетные и др.
  3. Определяют специфику бумаг в каждом отделе и структурном подразделении (названия, сроки хранения, группировка).
  4. Намечают общие правила в системе наименования документов – названия, нумерация, прочие обозначения.
  5. Группируют бумаги в зависимости от требуемого срока хранения – как правило, создают две группы: до 10 лет включительно и более 10 лет.
  6. Составляют проект, согласовывают ее с ответственными лицами – как правило, назначается внутренняя экспертная комиссия.
  7. Приступают к разработке номенклатуры, в которой будут перечисляться названия дел организации.
  8. Готовые примеры будущего документа утверждаются комиссией, а затем руководством, после чего её утверждают и издают соответствующий приказ, вводящий ее в действие.

Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).

Порядок работы

В процессе работы с документами следует соблюдать ряд правил:

  1. Унифицируются формы запросов разных бумаг от представителей отделов, филиалов, структурных подразделения компании.
  2. Постоянно фиксируется факты перемещения документов, их уничтожения и любых других изменений.
  3. В конце каждого года (4 квартал) разрабатывается номенклатура дел для следующего года – как правило, она ничем не отличается от предыдущего.
  4. Также в конце каждого года вносится итоговая запись по всем документам, заведенным в уходящем году. Они группируются в зависимости от предполагаемой длительности их хранения. Запись визируется подписью секретаря и начальника канцелярии (или иного руководителя). Затем она передается в архив.

Таким образом, в 2019 году организация сама вправе выбрать образец и правила ведения номенклатуры ее дел. Благодаря систематизированному перечню бумаг найти любую из них можно в максимально короткие сроки, что особенно актуально для крупных предприятий с очень большим документооборотом.

ссылкой:

Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/primer-sostavleniya-nomenklatury-del-organizacii/

Электронный журнал «Кадровое дело»

Номенклатура дел организации 2018 образец

В декабре составьте номенклатуру дел на 2018 год, чтобы в январе не путаться с нумерацией документов и в сроках их хранения. Мы подготовили памятки и таблицы, чтобы упростить вам задачу. В статье есть образец, по которому вы составите систематизированный перечень документов и определите сроки их хранения.

Организуйте работу по созданию номенклатуры дел

На новый календарный год номенклатуру создавайте в последнем квартале. Когда в организации большая филиальная сеть, много отделов, начинайте это делать в октябре-ноябре. Если номенклатура дел уже существует, актуализируйте ее в декабре.

Привлекайте все отделы к разработке номенклатуры дел. Назначьте ответственный отдел или сотрудника за номенклатуру дел. Это может быть служба документационного обеспечения, архивариус или отдел кадров. Если итоговую номенклатуру дел будет оформлять кадровик, это не значит, что весь документ разрабатывает он.

Каждое подразделение составляет свои проекты номенклатуры дел на будущий год. Когда ранее уже работали над номенклатурой, то за основу берут предыдущую и дорабатывают ее.

Для этого проверяют, какие новые документы стали составлять в середине года, какие изменения в структуре компании повлияли на документооборот, что неактуально и нужно исключить из номенклатуры дел.

Организации – источники комплектования государственного архива согласовывают номенклатуру дел с архивным учреждением минимум раз в пять лет. Если структура организации изменилась, разрабатывают новую номенклатуру дел.

Составляете ли вы годовые разделы сводных описей дел документов постоянного и временного срока хранения?Если вы не составляете годовые разделы сводных описей, то номенклатура дел может быть в качестве такой описи

Количество папок с кадровыми документами меньше 10 штук?Проверьте шкафы и пересчитайте папки с кадровыми документами. При большом объеме документов номенклатура дел поможет систематизировать их

Передаете ли вы в архив дела с учетом всех требований к их оформлению?С номенклатурой дел вы сможете правильно нумеровать и распределять документы по папкам, вовремя уничтожать и (или) сдавать их в архив

У вас централизованное делопроизводство?Если в компании есть филиалы и представительства, которые ведут свой документооборот, то пусть и головной офис, и каждый филиал разработает свою номенклатуру дел, чтобы присваивать делам номера в соответствии с принятой систематизацией дел. Так компания сможет по номерам документов определять, кто составил документ

 Если вы ответили «нет» три или четыре раза, рекомендуем начать составлять номенклатуру дел на будущий год.

Согласовывайте номенклатуру дел поэтапно. Каждый отдел согласовывает свой проект номенклатуры с ответственным за единую номенклатуру дел организации. Чтобы упорядочить этот процесс, можно составить график, кто и когда представляет свою разработку.

Когда ответственный оформит сводную номенклатуру дел, созывайте заседание экспертной комиссии компании. В ее состав обязательно включите руководителя или заместителя кадровой службы.

После того как экспертная комиссия одобрит документ, руководитель организации утверждает номенклатуру дел в одном экземпляре. В структурные подразделения направьте выписки из их разделов, чтобы отделы использовали номенклатуру дел в работе.

Каждое подразделение хранит свою номенклатуру дел до замены новой (ст. 200б Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558). 

Номенклатуру дел вводите в действие с 1 января (п. 3.2.5.5 приказа Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Номенклатуру за прошлый год используйте как основу для научно-технической обработки дел и подготовки к передаче в архив. Сам документ также сдавайте в архив и используйте как справочник о ранее заведенных делах.

Составьте раздел номенклатуры дел отдела кадров

Номенклатура дел для отдела кадров не попадает под понятие типовой или примерной (п. 3.2.5.2 приказа Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33). Это будет индивидуальная номенклатура для конкретной организации.

Перечень документов в номенклатуре дел в каждом отделе кадров будет различный. Чтобы составить свою номенклатуру, распределите документы на группы (скачайте образец здесь).

В такой последовательности и располагайте документы внутри номенклатуры дел.

Возьмите форму номенклатуры дел из приложения 7 к Основным правилам работы архивов организаций от 6 февраля 2002 г. Начинайте заполнять ее с организационных документов: локального акта об отделе, должностных регламентов сотрудников, поручений руководителя, положении о защите персональных данных и т. д.

После того как напишете все документы каждой группы, определите сроки их хранения. Для этого используйте Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 (далее – Перечень № 558). В основном вам понадобятся разделы 7 и 8 (таблица ниже). Для документов по личному составу сроки смотрите в статьях 230, 230.1 Трудового кодекса и статье 22.

1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 

В каких статьях перечня № 558 смотреть сроки хранения

7.1. Организация труда и служебной деятельности

7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

8.2. Установление квалификации работников

8.3. Повышение квалификации работников

В Перечень № 558 Минкультуры внесло большую часть кадровых документов, но не все. Если в Перечне № 558 нет документа, который есть у вас, подбирайте наиболее близкую статью по смыслу. Ищите схожий документ не только в разделах 7 и 8. Воспользуйтесь поиском по тексту Перечня № 558 в электронной форме.

Необходимо определить срок хранения договоров о материальной ответственности. В строке поиска наберите «материальн…», нажмите кнопку «найти» и выберите наиболее близкую статью для документа. Это статья 457, срок – пять лет. Примечание под цифрой 1 (после увольнения материально ответственного лица) перенесите в номенклатуру дел.

Заполните графы номенклатуры дел

В номенклатуре дел пять граф (образец ниже). Важно внести сведения правильно, чтобы вы пользовались этим документом, а не убрали его в стол.

Индекс дела (1) составляйте из цифрового обозначения отдела компании и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения.

Например, 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела. Используйте арабские цифры.

Скачать и распечатать образец 

Количество дел заполняйте после окончания календарного года (3). Количество томов, частей отражайте арабскими цифрами. Информацию в четвертую графу вносите поэтапно.

Сначала указывайте срок хранения и отметку об ЭПК, если она есть в Перечне № 558 (4). Это означает, что часть документов можно отнести к постоянному сроку хранения. Далее пишите, чем установлен этот срок (номер статьи по Перечню № 558 или ст. 22.

1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ для документов по личному составу).

В пятую графу переносите примечания из Перечня № 558 (5). В течение всего срока действия номенклатуры дел проставляйте отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, передаче в другую организацию для продолжения и др.

1. Актуализируйте номенклатуру дел ежегодно в IV квартале. Если ранее компания не составляла такой документ, утвердите его на следующий год.

2. Каждый отдел самостоятельно разрабатывает номенклатуру дел по своему подразделению.

3. Если в Перечне № 558 нет документа, который есть у вас, подбирайте наиболее близкую статью по смыслу.  

Источник: https://m.e.kdelo.ru/603436

Номенклатура дел по уточненным правилам

Номенклатура дел организации 2018 образец

На этот раз у нас было целых два повода для того, чтобы написать статью о номенклатуре дел. Во-первых, это последние месяцы года – время, официально установленное для того, чтобы составлять, уточнять и утверждать номенклатуру дел на следующий год.

Во-вторых, в конце лета Росархив утвердил Методические рекомендации по применению правил работы архивов[1] (далее – Методические рекомендации). Поэтому в традиционной для ноября-декабря статье о номенклатуре дел поговорим о ней в свете новых рекомендаций.

Методические рекомендации – долгожданный методический документ по архивному делу, который разъясняет положения Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях[2] (далее – Правила 2015) и наконец-то позволяет заслуженно отдыхать Основным правилам работы архивов организаций[3], которые верно служили российским архивариусам более 15 лет. Номенклатуре дел в Методических рекомендациях посвящен подраздел 1.1.1.

Что такое номенклатура дел и для чего она нужна?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения. Рассмотрим определение подробно.

Под «систематизированным перечнем заголовков дел» подразумевается список всех дел, создаваемых в организации. О том, что такое дело и чем оно отличается от документа, мы расскажем далее. Заголовки дел в номенклатуре выстроены в определенной последовательности, которая облегчает поиск нужного дела.

Фраза «создаваемых в организации» означает, что номенклатура дел относится только к той организации, которая ее разработала. В другой организации, даже очень похожей, номенклатура дел будет своя. Есть исключение – типовая номенклатура дел, но это частный случай, когда вышестоящая организация «спускает» подведомственным готовую номенклатуру для работы.

Фраза «с указанием сроков их хранения» означает, что номенклатура представляет собой не просто перечень дел организации, а справочник, в котором указан срок хранения того или иного дела со ссылкой на источник определения срока.

Основная цель номенклатуры дел – учитывать дела организации. Они не просто перечислены в номенклатуре.

Здесь указывается количество дел, заведенных за календарный год; какие дела переходящие и какие из них уничтожены. Таким образом, номенклатура дел – учетный документ архива.

Она очень пригодится при приеме-передаче дел при реорганизации и подготовке дел к передаче на государственное хранение при ликвидации (конечно, если ее правильно вели).

СОЗДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

В соответствии с Методическими рекомендациями сигналом к созданию номенклатуры дел организации служит приказ генерального директора. Рекомендуем дополнить этот приказ пунктом о том, чтобы начальники структурных подразделений предоставляли секретарю всю информацию, которая ему понадобится для создания номенклатуры: в будущем это очень пригодится.

Приведем пример приказа (Пример 1).

Последовательность шагов при создании номенклатуры дел с учетом Методических рекомендаций (п. 1.1.1) представлена на Схеме.

Разрабатываем классификационную схему номенклатуры дел

Прежде чем приступать к созданию номенклатуры, нужно ответить на вопрос, из каких разделов она будет состоять.

Как правило, содержание (классификационная схема) номенклатуры дел готовится на основе организационной структуры, штатного расписания или любого другого ЛНА, в котором в определенной последовательности перечислены все структурные подразделения организации.

Первым разделом Методические рекомендации предписывают делать тот, в котором располагаются нормативные правовые документы организации и ее распорядительные документы. Эти документы напрямую относятся к руководству организации и, скорее всего, содержатся в приемной первого лица. Поэтому часто первый раздел номенклатуры называется просто «Руководство».

Например, в организации, возглавляемой генеральным директором, есть отдел продаж, производство, отдел закупок, отдел кадров и охраны труда, бухгалтерия и отдел по общим вопросам. Так же будут называться и разделы будущей номенклатуры дел:

Раздел 1. Руководство

Раздел 2. Отдел продаж

Раздел 3. Отдел закупок

Раздел 4. Отдел кадров и охраны труда

Раздел 5. Бухгалтерия

Раздел 6. Отдел по общим вопросам

Небольшие организации, в которых нет структурных подразделений, должны выстраивать разделы по функциям документов:

Раздел 1. Организационно-распорядительные документы

Раздел 2. Документы кадрового учета

Раздел 3. Документы налогового и бухгалтерского учета

Раздел 4. Договорная документация и т.д.

Составляем перечень документов, которые образуются в организации

Пожалуй, это самый большой и самый сложный этап при разработке номенклатуры дел.

Необходимо составить перечень всех документов, которые создаются и поступают в каждое структурное подразделение, выяснить их носитель и копийность.

В одиночку ни секретарь, ни даже целая служба делопроизводства с этим не справятся, поэтому коллег сразу нужно настраивать на то, что к ним будут поступать запросы.

Запрос лучше всего направить в виде опросного листа. В листе просят работников подразделения указать все дела, которые создаются в их подразделении либо поступают в него и остаются.

Кроме того, нас интересует, электронные это дела или на бумажных носителях – нужно указать в номенклатуре. Важно, представлены они в копиях или в оригиналах.

И наконец, если сроки хранения этих дел установлены в отраслевых нормативных актах, работники подразделений должны это указать.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ

Далеко не для каждого документа отраслевым НПА установлен срок хранения. Но есть он или нет, секретарь-делопроизводитель знать не может и не должен: у него другая профессия.

А начальник подразделения, напротив, обязан знать, какими нормами регулируется его деятельность и написано ли в этих нормах, сколько должны храниться узкоспециализированные документы.

Именно поэтому мы обращаемся к нему.

Опросный лист прикладывается к служебной записке и направляется на имя начальника структурного подразделения. Срок предоставления информации – стандартный для выполнения задачи по служебной записке.

 

[1]Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (утв. Росархивом). [2]Утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Источник: https://www.profiz.ru/sr/article_nomenklatyra_del/

Составление номенклатуры дел 2017

Номенклатура дел организации 2018 образец

Материалы этой статьи помогут вам разработать свою номенклатуру дел, в ней мы подробно разложили весь этап ее создания, привели примеры оформления номенклатуры дел, дали рекомендации по систематизации документов и советы по формулированию заголовков дел и установлению сроков их хранения с учетом тех послаблений, которые предусмотрены «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения» для предприятий, документация которых не является источником комплектования государственных и муниципальных архивов.

Из этой статьи вы узнаете:

  • классификация номенклатуры дел 2017;
  • требования, предъявляемые к оформлению номенклатуры дел предприятия;
  • примеры составления номенклатуры дел.

Номенклатура дел — это систематизированный перечень дел, образующихся в результате хозяйственной деятельности предприятия, с указанием сроков их хранения и утилизации, оформленный в соответствии с установленном порядком.

Все входящие, исходящие и внутренние документы организации с целью обеспечения их сохранности, учета, облегчения идентификации и поиска группируется в отдельные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

Ответственным за разработку номенклатуры дел в организациях с большим объемом документооборота, как правило, является канцелярское подразделение, а в тех компаниях, где объемы невелики, этим обычно занимается секретарь.

Классификация номенклатуры дел в 2017 году

Номенклатура дел может быть отнесена к одному из трех видов:

  • типовая;
  • примерная;
  • индивидуальная номенклатура дел (разработанная для конкретной организации).

В типовой номенклатуре дел устанавливается состав дел, заводимых в системе делопроизводства однотипных предприятий, где она является нормативным документом, обязательным для исполнения.

В примерной номенклатуре устанавливается приблизительный состав дел, оформляемых в учреждениях, на которые она распространяется, с указанием индексов этих дел.

Примерная номенклатура дел имеет рекомендательный характер, например: «примерная номенклатура дел для государственных бюджетных учреждений».

Номенклатура дел организации: цели, функции, порядок разработки

Индивидуальна номенклатура дел, разработанная для конкретного предприятия, подразделяется на:

  • сводную номенклатуру дел и
  • номенклатуру дел конкретного структурного подразделения.

При этом порядок составления номенклатуры дел структурного подразделения не отличается от порядка составления сводной номенклатуры дел организации, различия касаются только оформления.

Требования, предъявляемые к оформлению номенклатуры дел предприятия

При оформлении, согласовании и утверждении номенклатуры дел, а также при формировании заголовков дел, следует руководствоваться «Основными правилами работы архивов организаций». Для составления формуляра номенклатуры дел используется унифицированная форма, соблюдать которую обязаны все организации, независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности.

Для оформления номенклатуры дел используется общий бланк организации. Наименование документа — НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — должно быть написано заглавными буквами.

В реквизите «Дата номенклатуры дел» проставляют дату подписания документа, при этом она не может быть позже, чем 1 января того года, на который распространяется номенклатура дел. В реквизите «Индекс (№) номенклатуры дел» указывают регистрационный номер документа, а в «Место составления» — местоположение предприятия.

При написании заголовка указывается год, на который распространяется действие данной номенклатуры дел (в настоящее время в организациях составляются номенклатуры дел на следующий, 2017 год).

В Примере 1, представленном ниже, вы сможете увидеть образец оформления сводной номенклатуры дел предприятия, а в Примере 2 — образец номенклатуры дел структурного подразделения.

Пример 1

Пример 2

Как видно из приведенных выше примеров, номенклатура дел предприятия должна:

  • визироваться руководителем архива или иным должностным лицом, ответственным за ведение архива;
  • подписываться руководителем службы ДОУ организации или иным лицом, назначенным по приказу ответственным за делопроизводство, если предприятие небольшое;
  • обязательно утверждаться руководителем организации.

Когда организация входит в число тех, которые являются источниками комплектования государственного или муниципальных архивов, разработанная в ней номенклатура дел должна быть согласована с  с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) городского архивного учреждения, а также с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если таковая имеется). Если предприятие не является источником формирования таких архивов, согласование номенклатуры не требуется.

Номенклатура дел организации: правила составления заголовков дел

Поскольку номенклатура дел структурного подразделения входит в сводную номенклатуру дел и является ее составной частью, ее не нужно утверждать руководителем предприятия.

На номенклатуре дел структурного подразделения проставляется виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архив.

Она также должна быть согласована с экспертной комиссией структурного подразделения (при ее наличии) и подписана руководителем данного структурного подразделения.

В случае, когда структурных подразделений на предприятии нет и все дела формирует секретарь, номенклатуру дел подписывает составитель и утверждает руководитель предприятия.

После утверждения номенклатура дел считается действительной в течение следующих пяти лет, но если изменилась структура или функции организации, документ необходимо актуализировать и утвердить заново. Когда таких изменений не было, в конце каждого календарного года документ уточняется, перепечатывается и с начала следующего года вводится в действие автоматически.

В соответствии с установившейся практикой, в качестве основы для определения структуры номенклатуры дел используется структура (штатное расписание) предприятия. Названия разделам, подразделам и другим делениям номенклатуры дел присваиваются в соответствии с названиями структурных подразделений, например: бухгалтерия, юридический отдел, канцелярия и пр.

Текст номенклатуры дел оформляется в виде таблицы, состоящей их двух частей: основной и итоговой записи о категориях и количестве заведенных дел.

Те графы таблицы, в которых отражаются сведения об одном деле, представляют собой одну из статей номенклатуры дел. Каждая статья номенклатуры дел составляет пять граф (Примеры 1 и 2), в которые вносится вся необходимая информация:

  • индекс дела;
  • заголовок (наименование) дела;
  • количество томов и частей дела (заполняется по итогам каждого календарного года);
  • срок хранения дела, устанавливаемый в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень);
  • примечание, в котором ставится отметка о передаче дела в архив; его утилизации по истечении срока хранения; о лицах, назначенных ответственными за формирование дел и пр.

Номенклатура дел организации: форма, структура, ведение и корректировка

Следует учитывать, что те наименования  граф таблицы основной части номенклатуры дел, которые представлены Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, отличаются от тех, которые представлены в Основных правилах работы архивов организаций. Если обратить внимание на наименования, указанные в третьей графе той и другой таблицы, понятно, что расхождения не носят смысловой характер, разница только в формулировках. Перед организацией, обязанной соблюдать установленную форму номенклатуры дел, встает вопрос, какой таблицей пользоваться? Мы рекомендуем государственным и муниципальным организациям использовать наименование третье графы, приведенное в Типовой инструкции, а всем остальным предприятиям то наименование, которое рекомендовано Основными правилами работы архивов организаций.

Фрагмент документа

Наименования граф номенклатуры дел в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»:

Индекс делаЗаголовок дела (тома, части)Кол-во дел (томов, частей)Срок хранения и № статей по перечнюПримечание
12345
Наименование раздела

Фрагмент документа

Наименования граф номенклатуры дел в «Основных правилах работы архивов организаций»:

Индекс делаЗаголовок дела (тома, части)Кол-во ед.хр.Срок хранения и № статей по перечнюПримечание
12345
Наименование раздела

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210620-qqq-16-m8-sostavlenie-nomenklatury-del-na-2017-god

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Номенклатура дел организации 2018 образец

Номенклатура дел организации — это специальный перечень дел (форм, бланков, кадровой документации), заводимых в учреждении в процессе его деятельности, составленный по определенной структуре, в которой указываются сроки хранения документации. Данный вопрос регламентирован в законе № 125-ФЗ от 22.10.2004 и основных правилах работы госархивов (06.02.2002).

Если говорить простыми словами, то номенклатура дел — это систематизированная опись документации (отчетов, приказов, табелей, выписок, справок и прочих бумаг), которые образуются в деятельности организации.

Отметим, что организационно-правовая форма, вид деятельности и структура учреждения напрямую влияют на состав необходимой документации. Актуальный образец номенклатуры дел на 2019 год с новыми сроками хранения приведен в самом конце статьи.

Его можно скачать бесплатно и без регистрации.

Определим на примере. Допустим, номенклатура дел образовательной организации, будь то средняя школа, детский сад или вуз, будет существенно отличаться от аналогичной формы банка или другой компании.

Разрабатывая номенклатуру дел, следует руководствоваться:

  1. Положением о создании организации либо Уставом.
  2. Положением обо всех структурных подразделениях субъекта.
  3. Штатным расписанием на текущий год.
  4. Номенклатурой дел прошлых лет.
  5. Описями дел постоянного или временного хранения (более 10 лет).
  6. Регистрационными формами учреждения.
  7. Типовыми, а также ведомственными перечнями бумаг с указанием сроков хранения.
  8. Тем, каковы типовые и примерные сроки хранения документов по номенклатуре дел, доведенные вышестоящими министерствами и ведомствами.

Сфера предназначения

Ключевое назначение номенклатуры дел — это систематизировать документооборот в пределах одного субъекта — учреждения. То есть прямое назначение номенклатуры — это сгруппировать всю документацию для облегчения учета, поиска, хранения бумаг, справок и т. д.

Необходимость документа обусловлена решением следующих задач:

  • упрощение классификации, учета и организации хранения деловой и кадровой документации;
  • уменьшение времени поиска нужного бланка, дела в общем делопроизводстве;
  • облегчение процесса передачи дел, составления описей бланков, форм;
  • обеспечение системного подхода к сохранности и уничтожению документации.

Отметим, что утвердить образец (номенклатура дел организации 2019) обязательно для всех государственных и муниципальных учреждений. Помимо организаций госсектора, вести номенклатуру обязаны все компании, которые сдают документацию в государственные архивы. Например, негосударственные фирмы в части отчетности и делопроизводства по эксплуатируемой государственной собственности.

Виды номенклатуры

В настоящее время действуют три вида номенклатуры дел:

  1. Типовая — это вид номенклатуры дел (НД), который определяет перечень документации и дел для однотипных организаций.
  2. Примерная номенклатура дел отражает примерный состав дел и их индексов для учреждений, на которые распространяются данные перечни.
  3. Индивидуальная — это вид номенклатуры дел, который утвержден в конкретном учреждении на основании типовых и примерных номенклатурных распорядительных приказов.

Стоит отметить, что типовые и примерные формы описи обычно закрепляются в нормативно-правовых актах вышестоящих министерств и ведомств. Нормы распространяются на все подведомственные учреждения и структурные подразделения. Такой норматив должен быть доведен в определенные сроки, в установленном порядке.

Например, Министерством образования региона утверждается примерная номенклатура дел в школе на 2019 год с новыми сроками хранения. Данный норматив будет обязателен к применению для всех школ, подведомственных региональному министерству.

Индивидуальная опись дел создается для конкретного экономического субъекта. То есть этот норматив предусматривает особенности с учетом видов деятельности, а также основываясь на правовых, структурных и прочих особенностях.

Правила формирования

Опись дел создается одновременно с образованием нового экономического субъекта, то есть номенклатура дел должна быть разработана и утверждена вместе с созданием учреждения. Утвержденный документ подлежит ежегодному анализу, то есть при необходимости учреждение корректирует действующий список дел и с нового года применяет уже измененный приказ.

Все устаревшие формы дел, которые не будут применяться в новом году, торопиться исключать из описи не следует. Проверьте, соблюдены ли сроки хранения по данной категории бланков, дел и форм. Если конкретная форма упразднена, однако ее срок хранения номенклатуры дел в организации еще не истек, то не исключайте этот бланк из описи.

Внесите новые формы дел и документации в опись только в том случае, если их планируется использовать в новом отчетном периоде. Регистрировать формы «для галочки» не нужно.

Также отметим, что просто скопировать типовой или примерный перечень дел, доведенный вышестоящими министерствами и ведомствами, нельзя. Почему? Типовой или примерный перечень дел не может учитывать индивидуальных особенностей конкретного учреждения.

Напомним, что несмотря на схожесть подведомственных учреждений по типам и видам деятельности, существенные различия в структуре, штатной численности и юридическим аспектам неизбежны.

Именно поэтому необходимо «доработать» типовой норматив описи дел, добавив индивидуальные формы и исключив лишние дела.

Как не упустить главного

Довольно часто, составляя перечень типовых архивных документов с указанием сроков хранения 2019, упускаются некоторые важные формы, дела и бланки. Что существенно затрудняет систематизацию документооборота. Чтобы избежать проблем такого характера, следуйте простому алгоритму:

Шаг 1. Назначьте ответственного.

Отдельным приказом или иным распорядительным локальным актом обозначьте конкретного работника организации, который будет отвечать за составление или обновление номенклатурной описи дел. Определите конкретные сроки для разработки этого норматива.

Шаг 2. Озадачьте начальников и заместителей.

Обяжите каждого начальника всех структурных подразделений госучреждения самостоятельно разработать перечень форм и бланков, используемых в работе. Такой подход позволит исключить «потерянные» и «забытые» формы дел.

Определите конкретный период времени, в течение которого начальники отделов обязаны подготовить опись дел. Готовые описи по отделам передайте ответственному лицу.

Шаг 3. Объединение.

Когда все перечни дел по отделам будут сданы, необходимо проанализировать информацию. Затем объединить все перечни дел в один — индивидуальный номенклатурный список дел. Допустимо сохранить разбивку номенклатуры дел на разделы, причем каждый раздел норматива — это отдельное структурное подразделение госорганизации.

Например, номенклатура дел в ДОУ на 2019 год с новыми сроками хранения с подразделами: секретариат, отдел кадров, бухгалтерия, аппарат управления, педсостав.

Шаг 4. Утвердите приказ.

Когда номенклатура дел полностью готова, то необходимо подготовить отдельный приказ или распоряжение об утверждении. Используйте актуальный образец, как утвердить номенклатурный перечень дел.

Образец приказа об утверждении номенклатуры дел

Скачать

Если деятельность компании является государственной тайной либо имеются специфические особенности, чтобы обеспечить полный и достоверный учет и сохранность документации, необходимо проконсультироваться с представителями госархива. В таком случае направьте письменный запрос о предоставлении разъяснений, как будет вестись номенклатура дел, сроки хранения документов и статьи на 2019 год для вашего учреждения.

Как составить опись дел

Чтобы определить порядок составления документа, необходимо определить его структуру. НД состоит из следующих реквизитов:

Наименование реквизита

Индекс

Цифровое обозначение заводимого дела в организации с учетом подразделений и порядковых номеров вносимого вида документа.

Наименование

Заголовки или полные наименования. В НД вносятся в зависимости от их значимости для компании.

Количество единиц хранения

Отражается количество томов, книг, частей объектов хранения. Показатель заполняется в конце календарного года.

Сроки хранения

Указываются сроки хранения документации с указанием статей действующих НПА, в которых регламентирована данная информация. Подробнее о сроках расскажем далее.

Примечания

Дополнительная информация, заполняется при необходимости.

Обратите внимание, что указывать в описи простые или обобщенные фразы недопустимо. Например, нельзя указать «деловая переписка», входящая документация», «справочная информация». Необходимо конкретизировать виды бумаг по видам, форматам и срокам хранения.

Сроки хранения

Определить все наименования форм и бланков в номенклатурной описи — не единственная сложность в формировании документа. Вторая по значимости трудность — это правильно указать сроки хранения бумаг.

Отметим, что каждый бланк, письмо, отчет, табель или справка относятся к конкретной категории документации. Для каждого вида определен конкретный, минимальный срок хранения. Хранить бумаги менее установленного срока нельзя.

Напомним, что сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с действующими НПА:

  • Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558 — для основных видов документации;

Источник: https://gosuchetnik.ru/shablony-i-formy/kak-zapolnit-formu-nomenklatury-del-byudzhetnoy-organizatsii

НарушениямБой
Добавить комментарий