Регламент согласования документов в организации

Согласование документов в организации

Регламент согласования документов в организации

Одним из наиболее сложно решаемых вопросов в работе с документами является их согласование. Создание единого регламента или порядка согласования документов представляет собой долгий и сложный процесс, особенно если данная работа ведется в рамках большой компании. В данной статье мы расскажем, как решить вопрос с согласованием.

Из данной статьи вы узнаете:

  • что такое согласование документов;
  • регламент по согласованию документов.

Согласование документов в организации является сложным и длительным процессом.

Он требует не только наличия минимальных знаний об оформлении документов у всех сотрудников организации (или хотя бы у тех, кто работает с документами), но и единства в соблюдении оформительной части.

Как известно, даже во многих ГОСТах существуют разные варианты оформления документов (взять то же расположение реквизитов). Поэтому рекомендуем ознакомиться с правилами согласования документов, чтобы в дальнейшем их можно было применить в работе вашей организации.

Согласование документов

Прежде всего следует отметить, что согласование документов бывает двух видов: внутренним и внешним.

Внутреннее согласование проводится среди заинтересованных сотрудников компании, когда документ находится на стадии проекта.

Внешнее согласование подразумевает ознакомление с документом сотрудников сторонней компании. В данном материале мы рассмотрим преимущественно внутреннее согласование.

Внутреннее согласование документов также носит название визирование. Данная процедура предполагает ознакомление с документом до того момента, как он будет утвержден и подписан (т.е. введен в действие). При этом сама отметка о согласовании называется визой. Данный реквизит ставится после ознакомления непосредственно на документе либо на листе согласования.

Согласование документов выполняется всеми заинтересованными сотрудниками, которые так или иначе имеют отношение к документу или к деятельности, в рамках которой издается документ. Такая мера необходима для повышения качества принятых решений, минимизации числа ошибок при принятии управленческих решений и повышения ответственности сотрудников.

Визированию подлежат все документы, содержащие управленческие решения и принимаемые руководителем организации. К таким документам можно отнести правила, инструкции, графики, акты, договоры (трудовые и гражданско-правовые), распоряжения, приказы и т.д. Согласование не проводится в отношении документов, отражающих коллегиальную деятельность.

Как правильно согласовывать документы?

Регламент по согласованию документов

Как уже было написано выше, отметка о согласовании документа может быть проставлена как на самом листе документа, как и на листе согласования.

Если отметка ставится на документе, то она должна располагаться под подписью лица, составившего документ, либо на оборотной стороне.

Если речь идет о согласовании распорядительного документа, то в данном случае виза ставится на оборотной стороне или на листе согласования.

Лист согласования оформляется следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

проекта приказа “О…”

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Наименование должности лица Подпись, дата И.О. Фамилия

Исполнитель – И.О. Фамилия, должность, подразделение, телефон

Какие виды согласования документов существуют в СЭД? Какие особенности есть при переходе с западной на отечественную СЭД?

Также, если необходимо, то данные о рассылке документа указываются на данном листе после строки исполнителя. Оформляется рассылка следующим образом:

РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА)

Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров.

Следует понимать, что лист согласования является частью документа и при передаче на архивное хранение он должен быть помещен в дело вместе с документом.

Также отметим, что зачастую документы, подлежащие согласованию, имеют приложения. В данном случае требуется наличие визы на каждом листе приложения. Приложения согласовываются руководителем подразделения-исполнителя.

Отметим, что ГОСТ Р 6.30-2003 содержит требования, согласно которым должна быть оформлена отметка о согласовании. Она должна содержать подпись и должность сотрудника, визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания.

Технология работы с документами. Документооборот

В случае, если сотрудник, визирующий документ, имеет замечания или просто не согласен с текстом документа, то виза должна иметь следующий вид:

Замечания прилагаются

Начальник коммерческого отдела

В.А. Сидоров

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210834-qqq-17-m3-soglasovanie-dokumentov-v-organizatsii

Регламент согласования документов в организации образец

Регламент согласования документов в организации

Конкретный порядок документооборота каждое юрлицо устанавливает самостоятельно. Об этих требованиях наш дальнейший разговор.

Документооборот: коротко о главном Организационные моменты Организация работы со служебными документами включает в себя организацию осуществления документооборота, формирования дел, хранения служебных документов и пользования ими в текущей деятельности предприятия.

Мы остановимся на первой составляющей — документообороте. Документооборот — это движение служебных документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — задайте свой вопрос онлайн-консультанту. Это быстро и бесплатно!

  • Организационные основы процедуры согласования документов
  • Составление и оформление документов
  • Порядок согласования документов
  • Система и регламент согласования договоров и документов в организации
  • Регламент согласования. Порядок, положение. Образец, пример, шаблон, форма, текст, скачать.
  • Организация документооборота на предприятии
  • Лист согласования договора
  • Документооборот договоров: мастер-класс
  • Согласование документов в организации

Положение о порядке согласования. Цели и задачи регламента. Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений.

Регламент устанавливает порядок формирования документов для согласования, порядок и сроки рассмотрения заявок на согласование, порядок выставления замечаний и их устранения. Порядок подготовки документов для согласования Инициатор согласования готовит комплект документов для согласования.

На согласование направляется полностью готовый, сформированный комплект документов.

Внесение изменений по собственной инициативе в комплект документов, уже направленный на согласование, инициатором допускается только в экстренных случаях обнаружение ошибок с последующим обязательным депремированием инициатора, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя. На согласование должны направляться готовые документы.

Если разрешить направлять полуфабрикаты, то согласующие подразделения завалятся бумагой, будут по десять раз смотреть один и тот же документ] Инициатор для каждого согласующего подразделения оформляет отдельный лист согласования, в котором указывает название документа, согласующее подразделение и дату направления.

Отдельные листы согласования для различных подразделений совместно с правилом, что каждый работает только с вопросами своей компетенции, позволяют проводить согласование параллельно] Инициатор направляет документ на согласование в подразделения, чьи сферы ответственности затрагивает документ. Инициатор уведомляет секретариат о начале согласования документа, передает в секретариат список служб и отделов, куда направлен документ с указанием даты направления.

Порядок формирования замечаний Согласующее подразделение в трехдневный срок обязано согласовать документ или подготовить исчерпывающий список замечаний. На следующих этапах согласования обсуждаются только вопросы, поднятые на этом этапе.

Появление новых замечаний по уже проработанному тексту возможно только в экстренных случаях обнаружение пропущенных ошибок с последующим обязательным депремированием согласующего специалиста, а в случае систематических ошибок, его непосредственного руководителя.

Выставление подразделением замечаний, не относящихся к сфере его компетенции, не допускается. Пункты направлены на исключение затягивания согласования.

В такой формулировке регламента мы на первом этапе сразу имеем исчерпывающий список замечаний от всех подразделений. При этом замечания от разных подразделений не пересекаются.

Так что их исправление не требует повторного согласования в других подразделениях.

Список замечаний прилагается. Порядок устранения замечаний Исполнитель вносит исправления по полученным замечаниям, если считает это возможным.

В случае, если исполнитель внес в документ редакцию в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, повторное согласование не требуется.

Если исполнитель считает невозможным внести изменения в точном соответствии с рекомендацией профильного подразделения, исполнитель направляет пояснительную записку, объясняющую ситуацию.

Для сближения позиций исполнитель может провести рабочее совещание с лицом, ответственным за согласование. Обо всех документах, которые не удается согласовать в дневный срок, докладывается руководству компании.

Сфера действия регламента Настоящее положение распространяется на все подразделения и сферы деятельности компании.

Регламент обязателен для исполнения всеми сотрудниками компании, в чьи служебные обязанности входит согласование документов. Согласование осуществляется в следующих подразделениях: Информационные технологии, программное обеспечение, компьютеры и связь — Отдел информационных технологий.

Юридические вопросы — Юридическая служба. Кадровые вопросы, обучение, социальные программы, премирование и поощрение, подбор персонала, аттестация, сокращения и увольнения — Служба управления персоналом.

Финансовые вопросы — Финансовый департамент, бухгалтерия. Структура, содержание, текст документов, ознакомление сотрудников — Секретариат. Вопросы доступа, вопросы безопасности — Служба безопасности.

Раскрытие информации, интервью, публикации, реклама и рекламные материалы — Служба рекламы и PR.

Ответственность Сотрудник, согласовавший документ, в части своих компетенций несет ответственность за его правильность и соответствие интересам компании. Ответственность сотрудника регулируется законодательством и внутренними документами компании.

Лист согласования договора, как правило, разрабатывается сотрудниками юридического отдела предприятия организации и является составляющей частью Положения о договорной работе. Документ является собой таблицу, в графы которой вручную вносятся замечания и предложения по тексту договора.

Как правильно согласиться или отказать? Внутреннее согласование документов также носит название визирование. Данная процедура предполагает ознакомление с документом до того момента, как он будет утвержден и подписан то есть введен в действие. При этом сама отметка о согласовании называется визой.

Данный реквизит ставится после ознакомления непосредственно на документе либо на листе согласования. Согласование документов выполняется всеми заинтересованными сотрудниками, которые так или иначе имеют отношение к документу или к деятельности, в рамках которой издается документ.

Такая мера необходима для повышения качества принятых решений, минимизации числа ошибок при принятии управленческих решений и повышения ответственности сотрудников. Визированию подлежат все документы, содержащие управленческие решения и принимаемые руководителем организации.

К таким документам можно отнести правила, инструкции, графики, акты, договоры трудовые и гражданско-правовые , распоряжения, приказы и т. Согласование не проводится в отношении документов, отражающих коллегиальную деятельность.

Порядок согласования документов

Замечания прилагаются При наличии разногласий по проекту документа и невозможности их устранения на стадии согласования окончательное решение по содержанию документа принимает должностное лицо, подписывающее утверждающее его.

Кроме визы согласования в делопроизводственной практике часто применяется и так называемая виза ознакомления. Виза ознакомления проставляется на официальном документе, то есть уже подписанном, утвержденном и вступившем в действие3.

Необходимость оформления визы ознакомления возникает, например, при поступлении документа из другой организации, если с содержанием этого документа должны ознакомиться должностные лица в соответствии с их служебным положением и должностными обязанностями.

Кроме того, для организации качественного и своевременного исполнения документов с содержанием не только поступившего документа, но и внутреннего, требующего исполнения приказа, распоряжения и др.

Система и регламент согласования договоров и документов в организации

При этом Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не акцентируют внимание на очередности шагов в проведении внутреннего и внешнего согласования документов, но устанавливают обязательность его проведения, а также предусматривают регламентацию согласования в рамках рациональной организации документооборота.

Поскольку у практиков наибольшие затруднения вызывает именно регламентация внутреннего согласования документов организации, этим процедурам мы и решили уделить основное внимание.

Управленческий аспект согласования Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования — повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами.

Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование — не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования — совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности.

В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения. Обычно считают, что согласование документов — прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования — время и маршрут движения документов, то есть один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными.

распорядительных документов (далее – Регламент) разработан с учетом Приказы и распоряжения по текущим вопросам организации деятельности.

Образец бланка приказа приведем на рис. Предприятия, ведущие переписку с постоянными зарубежными корреспондентами, могут изготавливать бланки на двух языках. Такие бланки не рекомендуется применять в пределах Украины. При необходимости учета бланков предприятия их нумеруют с помощью нумератора, печатным или другим способом на нижнем поле оборотной стороны бланка.

Согласование проектов документов Зоны ответственности подразделений и порядок согласования документов в организации Согласованию подлежат разные типы документов, имеющие разное значение — финансовое, технологическое, организационное и т.

Поэтому важно, чтобы каждый из типов документов проверялся и анализировался теми специалистами — руководителями служб и подразделений, к зоне ответственности которых можно отнести этот документ по его содержанию.

Примерная таблица, в соответствии с которой можно определить состав тех отделов и служб, с которыми необходимо будет согласовать тот или иной документ, приведена ниже: Наименование подразделения Какие вопросы входят в зону ответственности Бухгалтерия все операции, отражаемые в бухгалтерском учете; контроль движения средств по счетам и имущества; обеспечение соответствия осуществляемых организаций хозяйственных операций требованиям законодательства; контроль выполнения обязательств. Юридический отдел контроль соблюдения требований действующего законодательства, иных отраслевых и локальных нормативных актов; оценка возможных правовых рисков; контроль соответствия правоспособности должностных лиц, подписывающих документы. Служба делопроизводства контроль соблюдения требований к оформлению и срокам подписания документов; контроль соблюдения сроков действия доверенностей и состава делегированных полномочий; контроль наличия реквизитов, установленных формулярами документов; контроль стилистики и грамматики текстового содержания; проверка соответствия документа действующей системе государственных стандартов.

Организация документооборота на предприятии

Регламент согласования документов в организации образец Регламент согласования документов в организации образец Проект договора одновременно с Листом согласования направляется на согласование через секретаря предприятия.

Удивительно, но факт! Пример 1 Показать Получена виза службы делопроизводства: Секретарь, получивший договор на согласование, проставляет на Листе согласования дату получения документа. С указанной даты отсчитывается срок согласования.

Управленческий аспект согласования Согласование договора должно быть осуществлено в течение двух рабочих дней.

Источник: https://vash-lawyer.ru/obraztsi/reglament-soglasovaniya-dokumentov-v-organizatsii-obrazets.php

Порядок согласования документов. Правила оформления грифа согласования и виз на документах

Регламент согласования документов в организации
Как правило, документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, регистрации, при необходимости — утверждения и приложения печати) подлежат согласованию. В статье рассматривается это понятие; порядок внутреннего и внешнего согласования.

В работе с документами под согласованием понимается предварительная оценка проекта документа и/или получение согласия на его издание. Согласование производится в случаях, когда документы содержат какие-либо правовые нормы и требуется их экспертиза на предмет соответствия действующим нормативным правовым актам, когда они затрагивают интересы других организаций, должностных лиц и т.п.

Согласование проекта документа проводится с организациями и должностными лицами, которые в соответствии со своей компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование может проводиться как внутри организации — со структурными подразделениями и должностными лицами (внутреннее согласование), так и вне — с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование). Внутреннее согласование оформляется визой, внешнее — грифом согласования.

Порядок внутреннего и внешнего согласования документов, а также требования к оформлению визы и грифа согласования определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-95 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов» и Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству Республики Бела-русь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее — Примерная инструкция по делопроизводству). Порядок согласования актов законодательства определяется специальными Правилами подготовки проектов нормативных правовых актов, утвержденными Указом Президента Республики Беларусь от 11 августа 2003 г. № 359.

Порядок внутреннего Согласования документов

Виза официального документа — это реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Визированию подлежат как внутренние документы, так и исходящие. На внутренних документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже подписи или на оборотной стороне последнего листа документа. Второй вариант наиболее удобен при визировании распорядительных документов (приказов, распоряжений, решений и др.), т.к.

при размножении и рассылке копий документа в другие организации визы на них не воспроизводятся. В исходящих документах (письмах, справках, докладных записках) визируются экземпляры документов, остающиеся в делопроизводстве организации (так называемые отпуски1), по тем же правилам, что и внутренние документы.

При невозможности разместить визы на документе необходимо составлять отдельный лист согласования.

Виза включает в себя название должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию) и дату визирования. Например:

Зам. коммерческого директора Подпись П.А. Линник15.01.2004 Следует обратить внимание, что само слово «Виза (визы)» при оформлении внутреннего согласования проекта документа не пишется.

Данный материал публикуется частично. Полностью материал можно прочитать в журнале «Отдел кадров» № 3 (38), март 2004 г. Воспроизведение возможно только с письменного разрешения правообладателя.

Статьи в рубрике

Заключаем трудовой договор с работником: 20 распространенных ошибок нанимателя [№ 12 (215), декабрь 2018]

Предварительное испытание в вопросах и ответах [№ 4 (207), апрель 2018]

Не так страшен контракт, как его малюют: 10 вопросов о контракте [№ 3 (206), март 2018]

Трудовой и гражданско-правовой договор: плюсы и минусы [№ 12 (203), декабрь 2017]

10 подводных камней при заключении трудового договора [№ 10 (201), октябрь 2017]

Составляем трудовой договор по всем правилам [№ 9 (200), сентябрь 2017]

Контракт: спорные моменты [№ 1 (192), январь 2017]

Участие нанимателя в улучшении жилищных условий работника: правовые и финансовые аспекты [№ 11 (190), ноябрь 2016]

13 правил внесения изменений в контракт [№ 2 (181), февраль 2016]

Посредничество при заключении трудового договора [№ 7 (174), июль 2015]

ОБЗОР ПРИМЕРНОЙ ФОРМЫ КОНТРАКТА С УЧЕТОМ ПОСЛЕДНИХ ИЗМЕНЕНИЙ И ДОПОЛНЕНИЙ [№ 9 (164), сентябрь 2014]

Заключение, изменение, расторжение трудового договора в свете последних изменений Трудового кодекса Республики Беларусь [№ 4 (159), апрель 2014]

Особенности отношений найма (заключения контрактов) в спорте [№ 3 (158), март 2014]

Правовые последствия выявления и признания трудового договора недействительным [№ 9 (152), сентябрь 2013]

Прекращение трудовых договоров с работниками при упразднении структурного подразделения [№ 9 (152), сентябрь 2013]

Трудовой договор врача-специалиста [№ 12 (107), декабрь 2009]

Особенности расторжения трудового договора с временными работниками [№ 11 (106), ноябрь 2009]

Правомерность увольнения и соблюдение необходимых процедур: практические ситуации [№ 11 (106), ноябрь 2009]

Отдельные вопросы увольнения при одновременном наличии нескольких оснований [№ 11 (106), ноябрь 2009]

Взаимодействие сторон трудового договора с третьими лицами [№ 7 (102), июль 2009]

Трудовой договор с предварительным испытанием: «подводные камни» [№ 6 (101), июнь 2009]

Расторжение трудового договора: документы-основания [№ 2 (97), февраль 2009]

Расторжение трудового договора: документы-основания [№ 2 (97), февраль 2009]

Особенности расторжения трудового договора с беременными женщинами [№ 1 (96), январь 2009]

Актуальные вопросы оформления изменений отдельных условий трудового договора [№ 12 (83), декабрь 2007]

« Первая ← Пред.12 След. → Последняя (2) »

Источник: https://otdelkadrov.by/number/2004/3/377/

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

Регламент согласования документов в организации

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование – это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование – это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

1. Каким документом в организации регулируется процедура согласования того или иного документа?

Вот что говорится в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76:

Извлечение

из Методических рекомендаций

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

[…] В Инструкции по делопроизводству раскрывается:

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок представления нормативного правового акта на экспертизу в Министерство юстиции Российской Федерации;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей. […]

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству.

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

2. В каких случаях и проекты каких видов документов на стадии создания требуют согласования?

Источник: https://www.profiz.ru/sr/8_2015/soglasovanie/

DirectumRX 3.1. О проверке правил согласования документов

Регламент согласования документов в организации

Крупные компании со сложной структурой имеют множество регламентов согласования документов, количество которых постоянно растет. Версия DirectumRX 3.1 представляет удобные инструменты для проверки настроек согласования. Подробнее о них расскажем в этой статье.

Описание правила согласования

Вспомните, как раньше выполнялась проверка правила, если оно работает не так, как нужно? Требовалось открыть правило, посмотреть схему, открыть карточку каждого этапа и условия согласования, чтобы найти причину.

В новой версии достаточно в один клик сформировать отчет из карточки или списка правил. В отчете отобразится вся необходимая информация:

  • то, что видно в карточке правила: приоритет, состояние, документопоток и другие критерии;
  • то, что доступно в карточках этапов и условий согласования: список исполнителей этапа, сроки, тип условия и пр.;
  • то, что вы искали в отдельном справочнике: сотрудников, которые могут утверждать документы в рамках правила.

Исходя из всего сказанного, можно сделать вывод, что отчет – это описание правила, которое упрощает понимание процесса согласования и текущих настроек для администратора, даже если правило создавалось другим сотрудником.

Как использовать отчет?

С помощью отчета можно сравнить разные версии правила согласования. Например, чтобы вернуть исходные настройки, если в новой версии они заданы некорректно. Для этого достаточно сформировать отчеты по каждой версии правила, расположить рядом и сравнить.

Рассмотрим еще один случай. Вы создали новое правило согласования, которое необходимо отправить на утверждение, например, начальнику юридического отдела.

Ранее потребовалось бы вручную создать документ, добавить изображение схемы согласования, указать сроки этапов согласования, согласующих, порядок отправки заданий исполнителям (друг за другом или одновременно) и пр.

Теперь описание правила можно создать автоматически, стоит лишь сформировать отчет. Затем его можно занести в систему и отправить на утверждение.

Также отчетом удобно пользоваться при актуализации правил согласования, когда нужно добавить новые этапы, участников или изменить настройки сразу в нескольких правилах. Представьте ситуацию, вам отправлены однотипные замечания о некорректном поведении разных правил.

Например, договоры закупки и договоры аренды после согласования с главным бухгалтером повторно отправляются непосредственному руководителю, а надо исполнительному директору. Есть вероятность, что такие правила созданы копированием с небольшими доработками.

В этом случае по отчетам можно проверить описание веток, где меняется маршрут согласования, проанализировать их и скорректировать правила.

Сводный отчет по правилам согласования

Чтобы быстро проверить, все ли правила настроены в организации и соответствуют ли они утвержденным регламентам, теперь можно использовать сводный отчет. Он запускается с обложки модуля «Документооборот» или из списка правил согласования.

В отчете содержатся все возможные критерии, которые влияют на подбор правила согласования: наши организации, подразделения, документопотоки, виды документов и категории договоров.

Для удобства фильтрации правил по критериям отчет формируется в приложении Microsoft Excel.

Ищем виды документов, для которых нет правил согласования

Допустим, в течение года добавлялись новые виды документов, но правила для них не были настроены. В отчете легко найти такие виды документов, для них колонка «Правило согласования» остается пуста.

В этом случае потребуется создать новые правила либо изменить существующие: в их карточках добавить отсутствующие виды документов и скорректировать схему согласования.

А если для видов документов не требуется согласование по регламенту, можно отключить эту возможность.

Разбираемся, почему правило не определилось

Если правило не определилось в карточке задачи при отправке документа на согласование, причины могут быть разные.

Сотрудник сам неверно заполнил карточку документа, администратор некорректно настроил правило согласования или не создавал его совсем.

В этом случае в отчете можно отфильтровать данные по виду документа, организации, подразделению и выяснить, настроено ли правило и какие у него параметры:

На примере видно, что правило не определилось, так как оно находится в состоянии «Черновик». Администратору достаточно перейти по ссылке в колонке «ИД» и внести необходимые изменения в открывшуюся карточку.

Разбираемся, почему правило определилось, но неверно

Может быть и так, что при отправке документа на согласование правило определилось, а документ получил не тот согласующий. В этом случае отчет поможет найти все правила, настроенные для этого вида документа.

Например, для вида документа задано несколько правил, но с разным приоритетом. По умолчанию при отправке документа на согласовании выбирается правило с бОльшим приоритетом.

Если в отчете видно, что у подходящего правила приоритет ниже, можно изменить критерии в карточке правила для повышения его приоритета, допустим, для договора указать категорию.

А если приоритеты верны и оба правила должны быть действующими, необходимо пояснить сотрудникам, чтобы они выбирали правило вручную при отправке документа на согласование.

***

С каждой новой версией мы упрощаем настройки согласования документов в организациях. Новые отчеты многофункциональны и помогают администратору справляться с типовыми ситуациями, которые встречаются в его повседневной деятельности. Мы разобрали только часть популярных примеров решения задач с помощью отчетов. А как вы будете использовать их? Ждем ваших впечатлений.

Источник: https://club.directum.ru/post/220277

Регламент согласования договоров в организации образец 2017 года

Регламент согласования документов в организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров. Это обусловлено рядом причин. Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Лист согласования: виды и правила составления
  • Регламент согласования заключения и контроля исполнения договоров группы компаний «Альфа»
  • Документооборот договоров: мастер-класс
  • Регламент электронного согласования договоров
  • Система и регламент согласования договоров и документов в организации
  • Положение о договорной работе в организации
  • Регламент согласования договоров в организации образец 2019 года

Лист согласования: виды и правила составления

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Список необходимых документов при заключении договора

Лист согласования составляется в двух случаях: при подготовке организационно-распорядительных документов внутри компании и при разработке проекта договора между двумя компаниями.

В статье рассказывается об особенностях и правилах оформления листа согласования. Согласование с профильными специалистами сопровождает подготовку каждого организационно-распорядительного документа.

При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов.

Все замечания, сделанные специалистами фиксируются в бланке листа согласования. Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня. Обычно проект договора разрабатывает исполнитель.

Лист согласования проекта документа бланк. Лист согласования проекта документа образец. Скачать все документы. Этот вариант договора не всегда устраивает контрагента в полном объеме.

Замечания могут вызвать способы производства, формы оплаты, сроки поставки и т.

Представитель каждого структурного подразделения, куда проект договора поступает на обсуждение, оставляет на листе свои комментарии, замечания и предложения. Универсальные листы имеют одинаковую структуру и перечень лиц, которые участвуют в согласовании.

Индивидуальные разрабатываются специально для каждого конкретного договора и включают список только тех специалистов, которые принимают участие в разработке данного договора.

Когда соглашение с контрагентом достигнуто, руководитель компании подписывает договор, документ регистрируется и передается на исполнение. Проект документа готовится по резолюции руководителя. Он должен быть согласован со всеми сотрудниками компании, указанными в резолюции.

Проекты служебных документов направляют на согласование всем подразделениям, участвующим в реализации решений, принятых в документе. Если вы хотите сделать универсальный лист согласования, то нужно внести всех должностных лиц, которые могут участвовать в согласовании проекта документа.

Первыми должны идти те лица, которые утверждают проект любого документа:. Служба ДОУ или секретарь проверяют итоговое оформление проекта, следят за соблюдением авторами стилистических норм, правил орфографии и пунктуации.

Секретарь или делопроизводитель отвечают за правильное оформление виз согласования всех отделов, участвующих в разработке проекта. Когда собраны все визы и составлен лист согласования, процесс считается завершенным. После этого документ передается на подпись генеральному директору.

Перечень документов, которые нужно согласовывать , а также перечень решений, которые выносятся по проекту, закрепите в Положении о ДОУ. В этом же Положении утвердите форму листа согласования. Согласно новому стандарту внутреннее согласование будет оформляться визой.

Виза состоит из следующих элементов:. Сотрудник, осуществляющий визирование, составляет список замечаний на отдельном листе, подписывает его и прикладывает к проекту.

После этого отдел, занимающийся разработкой проекта, рассматривает замечания. Необходимости в повторном визировании нет, если замечания учтены полностью. Повторное визирование нужно в том случае, если после учета замечаний смысл документа изменился.

Когда процедура согласования документа, имеющего замечания, завершена, автор-составитель проекта фиксирует все сделанные изменения в форме листа согласования.

Лист согласования оформляется следующим образом. Вначале документа пишут название структурного подразделения, которое является разработчиком проекта. Далее следует таблица, состоящая из четырех граф:. К содержанию и оформлению листа согласования не предъявляется особых требований.

Он составляется на стандартном листе А4 или на фирменном бланке предприятия. Удостоверять документ с помощью оттиска печати компании не требуется.

Если подлинник документа, который проходил процедуру согласования , остается в компании, то визы ставятся на обороте последнего листа или на последнем листе под подписью.

Если подлинник документа будет отправлен из компании, то визы ставят на экземплярах документов, которые помещают в дело. Ниже приведен образец отдельного листа согласования, на котором допускается оформлять визы документа.

Такая практика распространена при оформлении распорядительных документов. В случае необходимости, визы могут быть оформлены на каждом листе документа. Согласованию подлежат не только проекты документов, но и проектов договоров.

Ниже приведен образец листа согласования договора:.

Лист согласования составляется в двух случаях: при разработке проекта распорядительного документа и при совместной работе двух сторон над проектом договора. При согласовании документа его текст корректируют на основе замечаний сотрудников, чьей деятельности он касается.

В разработке проекта договора лист согласования совершенствует текст соглашения. Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку.

Это бесплатно. Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Только зарегистрированные пользователи могут скачивать материалы с сайта. Регистрация бесплатна и займет менее минуты.

После нее Вы сможете загрузить документ, а также получите доступ к материалам и сервисам сайта.

Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, многие статьи на нашем сайте находятся в закрытом доступе. Руководитель — секретарь: как определить ваши психотипы и сработаться со сложным шефом. Ввести код доступа О журнале.

Подписка на журнал: карта Yves Rocher в подарок! А еще Статьи Документооборот Лист согласования: виды и правила составления. Лист согласования: виды и правила составления.

Темы: Документооборот Оформление документов Исходящие документы Внутренние документы Организационные документы.

Статьи по теме Журнал регистрации исходящих документов График документооборота Докладные и объяснительные записки Письмо о сотрудничестве образец письма Хранение документов. Из статьи вы узнаете: в каких случаях требуется лист согласования; кто должен согласовывать документ; как оформляется лист согласования.

Читайте по теме в электронном журнале. На заметку Конкретный состав лиц, согласующих документы, каждая организация определяет самостоятельно. Ваша персональная подборка.

Подписка на статьи Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Адрес электронной почты. Я даю свое согласие на обработку моих персональных данных. Справочник секретаря и офис-менеджера.

Получить демодоступ или сразу подписаться. Рекомендации по теме.

Новости по теме. С 1 января работодатели перейдут на электронный кадровый документооборот. Оформляем организационные документы по новому ГОСТу. Грамотный секретарь: исключаем ошибки в документах.

Как подготовить документы к сдаче в ИФНС. Путевые листы с 15 декабря нужно будет оформлять по-новому. Вопросы по теме.

Может ли фирменный бланк организации использоваться для искового заявления в суд и для жалобы? Для каких документов не принято использовать фирменный бланк?

Как составить реестр писем? Почему дела имеют срок хранения? Нужно ли регистрировать оригинал письма под новым номером? Мероприятия Проверь свои знания и приобрети новые Посмотреть.

Самое выгодное предложение Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас. Мы в соцсетях.

Важное в июне Руководитель — секретарь: как определить ваши психотипы и сработаться со сложным шефом Как правильно написать заявление?

Как правильно изъять документ из дела? Правовая база. Налоговый кодекс Гражданский кодекс. Новости партнеров. В Москве обсудили перспективы и практики внедрения профстандартов. Опрос недели. Как часто вы проявляете инициативу на работе?

В положении о договорной работе компания устанавливает правила взаимодействия сотрудников подразделений, которые заключают договоры с контрагентами, и юридическим отделом. В статье — образец положения о договорной работе и советы по составлению этого документа.

Положение о договорной работе — это ключевой внутренний локально-распорядительный документ, который регламентирует все основные стадии договорного процесса. Работа с договорами в организации нуждается в регламентации по следующим причинам:.

Именно по этой Причине в каждой организации, в деятельности которой заключение новых договоров — распространённая практика, должно быть разработано и утверждено Положение о договорной работе, составной частью которого может быть регламент согласования договоров.

Следует отметить, что такой регламент может быть и самостоятельным документом, однако мы рекомендуем включать его в состав Положения как один из разделов, поскольку, как мы могли убедиться, согласование договора — это хотя и наиболее важная, но далеко не единственная стадия договорной работы.

Образец положения о договорной работе приводить в рамках этой статьи не целесообразно, так как этот документ должен быть разработан с учетом бизнес-специфики каждого предприятия и утвержден его руководством.

Регламент согласования заключения и контроля исполнения договоров группы компаний «Альфа»

На протяжении последних лет все больше возрастает важность эффективной договорной работы в российских организациях, независимо от их формы собственности и вида деятельности.

Не будет преувеличением сказать, что построение упорядоченной системы согласования документов является ключевой задачей всего документооборота предприятия.

Система согласования договоров как подчиненная единым правилам структура бизнес-процессов работы с документами, может охватывать процессы согласования не только договоров, но и остальных документов, обращающихся внутри организации, таких как: кадровые документы, маркетинговые и рекламные материалы, внутренние документы приказы, служебные записки , резолюции. Следует отметить, что ни одна система, в том числе система электронного согласования документов, не может быть внедрена без должной регламентации.

Документооборот договоров: мастер-класс

Как порезать расходы на оплату труда линейного персонала и топ-менеджеров. Семь типов сотрудников финансовой службы, которые всех раздражают. Как решить шесть частых проблем с бюджетами. Как убедить банк изменить залог после погашения части долга.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Правила заключения договора — Как составить договор ГРАМОТНО?

Согласование договоров в электронном виде.

Лист согласования составляется в двух случаях: при подготовке организационно-распорядительных документов внутри компании и при разработке проекта договора между двумя компаниями. В статье рассказывается об особенностях и правилах оформления листа согласования.

Согласование с профильными специалистами сопровождает подготовку каждого организационно-распорядительного документа.

При согласовании текст корректируют на основе замечаний, уточнений, дополнений специалистов. Все замечания, сделанные специалистами фиксируются в бланке листа согласования. Чтобы прочитать статью оформите демодоступ к журналу на 3 дня. Обычно проект договора разрабатывает исполнитель.

Регламент электронного согласования договоров

Правила разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 декабря г. Университет вправе в установленном законодательством порядке выделять места для приема поступающих за счет средств Университета.

К освоению программ магистратуры допускаются лица, имеющие высшее образование любого уровня.

Поступающие, имеющие диплом специалиста или диплом магистра, вправе участвовать в конкурсе только на места по договорам об образовании с оплатой стоимости обучения.

.

Система согласования договоров как подчиненная единым но и остальных документов, обращающихся внутри организации, Формирование отчетов Образец листа согласования Электронная подача документов в суд станет реальностью с 1 января г. Год, , ,

.

Регламент согласования договоров в организации образец 2019 года

.

.

.

.

Источник: https://gremadm.ru/potrebitelskoe-pravo/reglament-soglasovaniya-dogovorov-v-organizatsii-obrazets-2017-goda.php

Порядок согласования документов

Регламент согласования документов в организации

Путь согласования документов

Сотрудник готовит документ. Если этот документ — ответ, то согласование проекта документа нужно осуществлять с теми отделами, которые указаны в резолюции. Можно добавить другие отделы, если возникла необходимость в ходе подготовки проекта.

Если ваша организация-инициатор документа, то решение, кто будет его согласовывать, принимает сотрудник и начальник его отдела. Решение принимается на основании инструкции по делопроизводству организации, где должны быть прописаны основные моменты согласования документов.

Главные правила согласования документов:

  1. Документ визирует начальник подразделения, подготовившего документ.
  2. Заместитель руководителя организации, курирующий данный отдел.
  3. Если документ касается финансовых вопросов, то визирует его главный бухгалтер.
  4. Если требуется правовая оценка, то согласовываем документ с юридическим отделом
  5. Последним документ визирует начальник службы делопроизводства. Он проверяет орфографию, стилистику, оформление документа и наличие всех виз.
  6. Ответственность за своевременное направление документа на согласование несёт исполнитель.

Самый длинный путь согласования проходят распорядительные документы, договоры, соглашения, государственные контракты.

Для писем обычно достаточно начальника отдела и курирующего заместителя. Письма, отправляемые во внешние организации лучше согласовывать со службой делопроизводства.

Виды согласования документов

  1. Внутреннее согласование. То есть документ согласовывается внутри организации. На документе оформляется виза согласования на последнем листе 2 -го экземпляра, если документ уходит из организации и с оборотной стороны 1-го, если остаётся. К распорядительным документам прикладывается лист согласования.

    Начальник финансового отдела

    подпись А. Г. Резникова

    24.04.2015

  2. Для внешнего согласования, то есть, когда документ уходит из организации используют гриф согласования. ГОСТ Р 6.30–2003 разъясняет, что документ может быть согласован должностным лицом или другим документом.

    СОГЛАСОВАНО

    Генеральный директор ООО «Свобода»

    подпись C. А. Красавин

    31 декабря 2013 г.

    или

    СОГЛАСОВАНО

    приказом ОАО «Радость»

    от 01.04.2014 № 01–02/75

На внутренних документах тоже можно использовать гриф согласования. На практике это встречается на докладных и служебных записках.

Сроки согласования документов

Документы согласовывается от 1 до 5 рабочих дней. Это зависит от вида документа и это нужно прописать в инструкции по делопроизводству во избежание конфликтных ситуаций.

На практике документы с пометкой «Срочно», «Незамедлительно» визируются в день принесения документа на согласование, срок визирования приказов по основной деятельности — не более 5 рабочих дней, по личному составу — не более 2-х рабочих дней. Остальные документы согласовываются в течение 3-х рабочих дней.

Если у кого-либо из визирующих есть замечания к документу, то он согласовывает документ с отметкой «замечания прилагаются».

Замечания прилагаются

Начальник отдела информатизации

подпись Р. С. Баков

09.02.2016

Порядок согласования документов определяется внутри организации. Можно ходить с одним проектом документа от визирующего к визирующему.

Можно распечатать несколько копий, «дать почитать» параллельно нескольким согласовывающим, а потом принести завизировать оригинал.

Можно воспользоваться системой электронного документооборота и отправить документ на согласование в электронном виде. Выберете свой наиболее действенный путь.

Узнайте как согласовать документ в электронном виде>>

«,»author»:»ÐÐ²Ñ‚ор: Инна»,»date_published»:»2016-01-04T00:00:00.000Z»,»lead_image_url»:»https://3.bp.blogspot.com/-mwbLB5Kmv7o/Vv__qHEjVFI/AAAAAAAADTM/5GfYGiMd2600SDCNx5AlYl7yNsjfgRM3Q/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D1%2581%25D0%25BE%25D0%25B3%25D0%25BB%25D0%25B0%25D1%2581%25D0%25BE%25D0%25B2%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25B8%25D0%25B5%2B%25D0%25B4%25D0%25BE%25D0%25BA%25D1%2583%25D0%25BC%25D0%25B5%25D0%25BD%25D1%2582%25D0%25BE%25D0%25B2.png»,»dek»:null,»next_page_url»:null,»url»:»http://www.docdelo.ru/2016/04/poryadok-soglasovaniya-documentov.html»,»domain»:»www.docdelo.ru»,»excerpt»:»Ð“лавные правила согласования документов. Когда ставится гриф согласования, визы согласования документов с примерами на docdelo.ru..»,»word_count»:425,»direction»:»ltr»,»total_pages»:1,»rendered_pages»:1}

Источник: http://www.docdelo.ru/2016/04/poryadok-soglasovaniya-documentov.html

НарушениямБой
Добавить комментарий